Zehn Gründe für die digitale Zeiterfassung

Wie ein „Paukenschlag“ hat die Grundsatzentscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gewirkt: Für alle Arbeitgeber besteht eine Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit. Unabhängig von der Unternehmensgröße, unabhängig davon, ob es sich um tariflich vergütete Mitarbeiter:innen handelt und unabhängig davon, ob Angestellte im Unternehmen oder Home Office arbeiten. Nach derzeitigem Stand besteht zwar kein Zwang zur digitalen Zeiterfassung. Dafür sprechen aber gute Gründe.

Grafik eines Eisberges auf blauem Hintergrund, der anzeigt, warum die Zeiterfassung mit Excel teuer ist.

1. Usability
Digitale Lösungen per App sind mit ihrer „Start-Stop-Pause“-Logik für Mitarbeiter:innen einfacher zu bedienen als Papierformulare oder Exceltabellen.

2.    Lückenlosigkeit
Digitale Prozesse sind lückenlos. Zu schnell werden bei einer Papier- oder Excellösung einzelne Tage oder Stunden vergessen. Digitale Prozesse liefern Daten, die verlässlich und belastbar Auskunft über die Arbeitszeit geben können.

3.    Regelkonformität
Aus diesem Grund gewährleisten digitale Prozesse grundsätzlich besser als die Alternativen, dass bestehende Regelungen eingehalten werden.

4.    Transparenz
Digitale Lösungen sorgen für Übersichtlichkeit und Report-Möglichkeiten für Arbeitgeber. Unternehmen sehen auf einen Blick das Volumen und die Ursachen für anfallende Überstunden.

5.    Effektiverer Schutz von Arbeitnehmern
Gute Digitallösungen zeigen an, wenn die Arbeitszeiten nicht dem deutschen Recht entsprechen: etwa wenn mehr als sechs Stunden ohne Pause durchgearbeitet wird oder zu viele Überstunden geleistet werden. Die Personalabteilung oder Geschäftsführung kann dann direkt einschreiten.

6.    Anschluss an das Gesundheitsmanagement
Als Steuerungsgröße sind Arbeitszeitdaten wichtig fürs Gesundheitsmanagement, gerade, was das Thema mentale Gesundheit angeht.

7.    Größerer Schutz vor Manipulation
Digitale Zeiterfassung ist weniger anfällig für Manipulationen – insbesondere in Form von nachträglichen Änderungen.

8.    Einfache Durchführung für Office und Home Office
In vielen Unternehmen deutet sich für Bürojobs der Zukunft gerade eine Mischung aus Home Office und Präsenztätigkeit an. Digitale Zeiterfassung ist für beide Formen gleichermaßen geeignet.

9.    Verzahnung mit Abwesenheitserfassung
Diese ist mit der digitalen Zeiterfassung problemlos möglich. Urlaub und Krankheit werden automatisch herausgerechnet, die (virtuelle) Zusammenarbeit in Teams lässt sich besser planen.

10.    Kosten
Die Kosten für digitale Zeiterfassungssysteme sind gering. Im Vergleich fallen die internen Kosten für den Aufwand in Manntagen bei der Papierform häufig höher aus (siehe Grafik).

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