Häufige Fragen

Erste Schritte

Das bietet absence.io

absence.io macht die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung in kleinen und mittelständischen Unternehmen einfach und transparent.

Die simple Bedienoberfläche ist für jeden Mitarbeiter leicht zu nutzen und von überall über jeden Webbrowser zugänglich. Auch das Reporting und die Auswertung von Fehlzeiten waren nie einfacher.

Unsere cloud-basierte Applikation skaliert problemlos und wächst mit den Anforderungen jeder Organisation. Es ist keine Installation und damit auch kein IT-Support erforderlich.

Neben dem Hosting der Applikation und der Nutzerdaten kümmern wir uns auch um die Wartung, Sicherheit und den Support. Zusätzlich profitieren unsere Nutzer von kontinuierlichen Updates und Funktionserweiterungen.

Teste uns kostenlos!

Die einfachste Möglichkeit, absence.io kennenzulernen, ist, indem du ein kostenloses Konto erstellst und die verschiedenen Funktionen einfach mal mit deinem Team ausprobierst.

Du kannst absence.io mit bis zu 10 Nutzern komplett kostenlos nutzen. Darüber hinaus kannst du uns in größeren Teams bis zu 30 Tage kostenlos testen.

Bei Fragen stehen wir dir jederzeit gerne unter hello@absence.io zur Verfügung.

Jetzt kostenloses Konto erstellen

Nutzer einladen

Klicke im Kalender oder in der Nutzeradministration in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf den Button „Neuer Nutzer“. So kannst du beliebig viele Benutzer einladen.

Zeit sparen beim Roll-Out

Folgende 5 Schritte helfen dir, absence.io schnell und effizient in deinem Team/deiner Organisation einzuführen.

Schritt 1: Feiertage auswählen

Feiertage werden automatisch im Kalender der Nutzer angezeigt und können sowohl bei der Kontoerstellung als auch nachträglich bearbeitet werden. Wie du die Feiertage bearbeitest, erfährst du hier.

Schritt 2: Abwesenheitstypen definieren

Vordefinierte Abwesenheitstypen wie z.B. „Weiterbildung“ können von Nutzern ausgewählt werden, wenn sie neue Abwesenheiten eintragen möchten. Wie du Abwesenheitstypen erstellen und anpassen kannst, erfährst du hier.

Schritt 3: Admins und HR einladen und Genehmiger festlegen

Jedes Team/jede Organisation ist unterschiedlich, daher haben wir verschiedene Benutzerrollen und Berechtigungen eingeführt, die eine flexible Administration von absence.io ermöglichen. Eine Übersicht der verschiedenen Rollen, findest du hier.

Schritt 4: Nutzer einladen

Sobald das administrative Team definiert wurde, können alle Mitarbeiter eingeladen werden. Wie du Nutzer zu absence.io einladen kannst, erfährst du hier.

Schritt 5: Teams/Abteilungen erstellen und Nutzer zuweisen

Du kannst Nutzer in absence.io ganz einfach Teams/Abteilungen zuweisen. Wie du Teams/Abteilungen erstellen kannst, erklären wir hier.

Es macht Sinn, die Teams erst nach der Einladung der Nutzer zu erstellen, da du dann mehrere Nutzer gleichzeitig deinen individuellen Teams zuweisen kannst. Mehr dazu hier.

Selbstverständlich stehen wir euch bei Fragen zur Einrichtung von absence.io jederzeit unter hello@absence.io zu Verfügung.

Nutzer verwalten

Rollentypen / Berechtigungen

absence.io unterscheidet vier verschiedene Rollentypen: Nutzer, Personalwesen, Administrator und Inhaber. Sie haben die folgenden Berechtigungen:

Nutzer:
Ein Nutzer kann....

  • Abwesenheiten eintragen und Abwesenheitsanfragen stellen
  • Abwesenheiten von Kollegen im gleichen Team sehen, jedoch nicht den Abwesenheitsgrund – Ausnahmen sind die für das gesamte Team einsehbaren Abwesenheitstypen

Personalwesen:
Hat alle Rechte eines Nutzers und kann...
✓ Neue Nutzer einladen
✓ Bestehende Nutzer bearbeiten und löschen
✓ Abwesenheiten von Mitarbeitern einsehen und bearbeiten
✓ Abwesenheiten, die keine Genehmigung erfordern, für alle Nutzer einstellen
✓ Abwesenheitstypen bearbeiten und erstellen
✓ Hat Zugang zu Reports und Einstellungen, wie der Verwaltung von Feiertagen und den Kalender-Abonnements

Administrator:
Hat alle Rechte des Personalwesens und kann...
✓ Abwesenheiten für alle Nutzer einstellen, auch solche, die eine Genehmigung erfordern

Inhaber:
Hat alle Rechte eines Administrators und...
✓ Kann das Unternehmen löschen

Wie du den Nutzern Rollen zuweisen kannst, erfährst du hier.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Nutzern die Funktion „Genehmiger“ zuzuweisen. Mehr dazu erfährst du hier.

Freigabe von Abwesenheiten

Neben den vier Rollen, die wir oben vorgestellt haben, gibt es die Möglichkeit, Nutzern die Funktion „Genehmiger“ zuzuweisen, diese ermöglicht dem Nutzer die Freigabe von genehmigungspflichtigen Abwesenheiten.

Diese Funktion kann über die Option „Dieser Nutzer darf Abwesenheitsanfragen bestätigen/ablehnen” in dem Profil des jeweiligen Nutzers ausgewählt werden.

Nutzern Rollen zuweisen

Um Nutzern Rollen/Berechtigungen zuzuweisen, kannst du dies entweder direkt bei der Erstellung des jeweiligen Nutzers vornehmen oder nachträglich in seinem Profil.

Bei der Einladung wird jedem neu eingeladenen Mitarbeiter standardmäßig die Rolle „Nutzer“ zugewiesen. Welche Rollen es gibt und welche Berechtigungen diese haben, erfährst du hier.

Um einem bestehenden Nutzer nachträglich eine Rolle zuzuweisen, gehe wie folgt vor. Unter dem Reiter „Einstellungen“ findest du auf der linken Seite den Menüpunkt „Nutzer“. Klicke auf den entsprechenden Nutzer, ändere die Rolle durch Anklicken des Stiftsymbols „Bearbeiten“ oben rechts in den Editiermodus und weise ihm die entsprechende Rolle zu.

Teams erstellen

Um ein neues Team einzurichten, wähle unter dem Reiter „Einstellungen“ auf der linken Seite den Menüpunkt „Nutzer“.

Erstelle zunächst ein neues Team, indem du unter „Teams“ auf „Teams verwalten“ klickst und über den Button „Hinzufügen“ das gewünschte Team erstellst.

Wie du Nutzer Teams zuweist, erfährst du hier.

Nutzer Teams zuweisen

Um Nutzer Teams zuzuweisen, musst du zunächst mindestens ein Team erstellen. Wie das geht, erfährst du hier.

Du kannst mehrere Nutzer gleichzeitig einem Team zuweisen, indem du sie in der Nutzerliste auswählst und im Anschluss auf den Button „Team zuweisen“ klickst. Nutzer können auch mehreren Teams gleichzeitig angehören.

Die Teams, denen ein Nutzer angehört, lassen sich übrigens auch über das Profil des jeweiligen Nutzers verwalten.

Abteilungen erstellen

Um eine Abteilung einzurichten, wähle nur unter dem Reiter „Einstellungen“ auf der linken Seite den Menüpunkt „Abteilung“ und klicke dann rechts auf „Abteilung anlegen“.

Danach wird in der Abteilung nur noch ein 'Genehmiger' ausgesucht, der dann exklusive in der Abteilung für die Abwesenheitsanträge zuständig ist.

Nutzer Abteilungen zuweisen

Das Zuweisen von Mitarbeiter zur Abteilung funktioniert ohne große Mühen unter dem Menüpunkt "Nutzer". Dort einfach einen oder mehrere Nutzer durch Aktivieren der Checkbox auswählen, auf den Button "Abteilung zuordnen" klicken und die gewünschte Abteilung auswählen.

Genehmigungsprozesse

Bei der Erstellung einer neuen genehmigungspflichtigen Abwesenheit wird der Mitarbeiter gefragt, wer der entsprechende Genehmiger für diese Abwesenheit ist und kann diesen aus einer Liste auswählen.

Dies hat den Vorteil, dass der Mitarbeiter selbstständig den stellvertretenden Genehmiger auswählen kann, sollte der Genehmiger selbst abwesend sein. Der zuletzt ausgewählte Genehmiger wird immer in der Vorauswahl angezeigt.

In absence.io kann jeder Nutzer genehmigungspflichtige Abwesenheiten freigeben/ablehnen, dem diese Eigenschaft über die Option „Dieser Nutzer darf Abwesenheitsanfragen bestätigen/ablehnen” durch sein Profil zugewiesen wurde.

Mehrstufiger Genehmigungsprozess

absence.io unterstützt mehrstufige Genehmigungsprozesse dahingehend, dass Anfragen für genehmigungspflichtige Abwesenheiten weitergeleitet werden können. Sollte z.B. ein Team-Mitglied einen Antrag für ein genehmigungspflichtiges Training stellen, erhält der Team-Leiter eine Nachricht, der den Antrag an den Abteilungsleiter zur Freigabe weiterleiten kann.

Nutzer löschen

Nutzer können ganz einfach über das Mülltonnensymbol in der rechten oberen Ecke des jeweiligen Nutzerprofils gelöscht werden. Dafür ist mindestens die Rolle „Personalwesen“ erforderlich. Eine Übersicht der verschiedenen Rollen erhältst du hier.

Konto & Einstellungen

Nutzernamen ändern

Wenn du deinen eigenen Nutzernamen ändern möchtest, klicke in der oberen rechten Ecke der Applikation auf deinen Namen und dann auf „Profil“. Über das Stiftsymbol „Editieren“ kannst du nun deinen Nutzernamen ändern.

Wenn du den Nutzernamen eines anderen Nutzers ändern möchtest, brauchst du mindestens die Rolle „Personalwesen“. Unter dem Reiter „Einstellungen“ findest du auf der linken Seite den Menüpunkt „Nutzer". Klicke auf den entsprechenden Nutzer und dann auf das Stiftsymbol „Editieren“, um sein Profil und damit seinen Nutzernamen bearbeiten zu können.

Passwort ändern

Wenn du den Nutzernamen eines anderen Nutzers ändern möchtest, brauchst du mindestens die Rolle „Personalwesen“. Unter dem Reiter „Einstellungen“ findest du auf der linken Seite den Menüpunkt Nutzer. Klicke auf den entsprechenden Nutzer und dann auf das Stiftsymbol „Editieren“, um sein Profil und damit seinen Nutzernamen bearbeiten zu können.

Passwort vergessen

Du hast dein Passwort vergessen? Gar kein Problem, wir schicken dir ein neues! Gib hier ganz einfach deine E-Mail Adresse ein, mit der du dich bei absence.io registriert hast.

Sprache wechseln

Wenn du die Sprache in absence.io ändern möchtest, klicke in der oberen rechten Ecke der Applikation auf deinen Namen und dann auf „Profil“. Über das Stiftsymbol „Editieren“ kannst du nun die Sprache ändern.

Profilbild hinzufügen

Wenn du deinem Profil oder dem eines Nutzers ein Profilbild hinzufügen möchtest, klicke im jeweiligen Profil auf das Stiftsymbol „Bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke. Über den Button „Bild bearbeiten“ kannst du jetzt ein Bild hinzufügen.

Konto / Unternehmen löschen

Das Unternehmen kann nur der „Inhaber" löschen. Unter dem Reiter „Einstellungen“ findest du auf der linken Seite den Menüpunkt „Grundeinstellungen“ unter „Kalender". In der oberen rechten Ecke findest du hier den Button „Organisation löschen“.

Urlaubsverwaltung

Abwesenheitstypen anpassen/erstellen

Unter dem Reiter „Einstellungen“ findest du auf der linken Seite den Menüpunkt „Abwesenheitstypen“. Hier kannst du vordefinierte Abwesenheitstypen bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen.

Neben Namen und Icon lässt sich für jeden Abwesenheitstypen bestimmen, ob eine Genehmigung erforderlich ist, diesem Abwesenheitstypen das Urlaubskontingent des jeweiligen Mitarbeiters zu reduzieren, sowie die Sichtbarkeit des Abwesenheitstyps für Kollegen.

Letztere Funktion erlaubt, dass Mitarbeiter im gleichen Team den Abwesenheitstypen im Kalender von Kollegen sehen können. Wird diese Option nicht gewählt, kann das Team zwar die Abwesenheit sehen, aber nicht den Abwesenheitstypen. Ein Beispiel ist der Abwesenheitstyp „Home Office“. Wenn also die oben genannte Option ausgewählt wurde, können die Teammitglieder sehen, dass das abwesende Teammitglied im Home Office arbeitet.

E-Mail Benachrichtigungen: Soll z.B. neben dem Team-Leiter die Personalabteilung benachrichtigt werden, wenn ein Mitarbeiter erkrankt ist, kann das Feld „E-Mail Benachrichtigungen“ genutzt werden. Es können auch mehrere, durch Kommas getrennte E-Mail-Adressen eingegeben werden.

Anzahl Urlaubstage festlegen

Unter dem Reiter „Einstellungen“ findest du auf der linken Seite den Menüpunkt „Grundeinstellungen“. Dort kannst du die Anzahl der Urlaubstage pro Kalenderjahr festlegen. Dieser Wert wird dadurch für neue Nutzer als Vorauswahl festgelegt, kann jedoch ebenso einzeln angepasst werden.

Feiertage auswählen

Die Feiertage hängen innerhalb absence.io an den Standorten. Um sie zu bearbeiten, muss unter dem Reiter „Einstellungen“ der Menüpunkt „Standorte“ aufgerufen werden und dort der entsprechende Standort. Hier können die Feiertage angepasst werden und Ruhetage dem Standort zugewiesen werden.

Inherit Holidays

Urlaubsverwaltung

Resturlaub übernehmen

Resturlaubstage für das laufende Jahr können bei der Einrichtung von absence.io über das Profil des jeweiligen Mitarbeiters ganz einfach übernommen werden.

Berechnung Resturlaubstage

Die Resturlaubstage jedes Mitarbeiters werden von absence.io automatisch berechnet. Hier gilt folgendes zu wissen:

Wird Urlaub genehmigt, werden zuerst die Resturlaubstage des Mitarbeiters vom vergangenen Jahr aufgebraucht, danach die Urlaubstage vom aktuellen Jahr.

Liegt ein Urlaub im nächsten Jahr, wird der Urlaub vom Urlaubskontingent des nächsten Jahres abgezogen.

Residual Leave Expiration

Urlaubsverwaltung

Arbeitstage festlegen / Wochenendarbeit

Wird in deinem Betrieb am Wochenende gearbeitet oder haben deine Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitstage? Diese Einstellungen kannst du im Profil der entsprechenden Mitarbeiter festlegen.

Reporting / Berichte erstellen

Berichte mit absence.io zu erstellen ist kinderleicht. Wähle dazu unter dem Reiter „Reports“ den Unterpunkt „Abwesenheiten“, den jeweiligen Benutzer, sowie den Abwesenheitstyp und den Zeitraum aus. Schon erhältst du einen detaillierten Überblick. Über den Button „Export“ kannst du die Daten auch ganz bequem in ein Excel-Dokument transferieren.

Allgemeines

Unterstütze Sprachen

Aktuell unterstützt absence.io Deutsch und Englisch. Es sind weitere Sprachen in Planung. Falls du dafür Interesse zeigen solltest, kannst du uns gerne kontaktieren.

Unterstütze Browser / Geräte

Der Zugang zu absence.io ist per PC/Mac über alle gängigen Browser möglich. Darüber hinaus können Nutzer auch über unsere Android App auf ihr Konto zugreifen, die hier heruntergeladen werden kann. Eine iOS App folgt in Kürze.

Mobile Apps

Für eine optimierte Darstellung auf Tablets und Smartphones haben wir vor Kurzem unsere Android App vorgestellt, die hier heruntergeladen werden kann. Eine iOS App folgt in Kürze.

Kosten / Preise

absence.io ist kostenlos für Teams und Unternehmen mit bis zu zehn Nutzern. Teams und Unternehmen mit mehr als zehn Nutzern zahlen für jeden Nutzer EUR 1.50 pro Monat. Ab 100 Mitarbeiter lassen wir dir gerne ein persönliches Angebot zukommen. Darüber hinaus kannst du uns mit jeglicher Anzahl von Nutzern bis zu 30 Tage unverbindlich und kostenlos testen.

Bei Fragen stehen wir dir jederzeit gerne zur Verfügung.

Zahlungsmethoden

Wir akzeptieren die Zahlung per Kreditkarte und Überweisung.

Problem berichten / Verbesserungsvorschläge

Du hast ein Problem gefunden oder einen Verbesserungsvorschlag? Wir freuen uns, von dir zu hören! Kontaktiere uns ganz einfach unter hello@absence.io

Nutzer verwalten

Externe Nutzer importieren

Mit der Importfunktion kannst du Abwesenheiten externer Nutzer oder Teams ganz einfach in deinem Kalender anzeigen lassen. Voraussetzung ist, dass diese ebenfalls absence.io nutzen und sie dir einen Sharing-Link zur Verfügung stellen.

Ein Anwendungsbeispiel sind z.B. externe Mitarbeiter oder Projektmitarbeiter verschiedener Abteilungen, deren Verfügbarkeit im Teamkalender angezeigt werden soll. Was ein Sharing-Link ist und wie man diesen erstellt, erfährst du hier.

Und so funktioniert der Import: Unter dem Reiter „Einstellungen“ findest du auf der linken Seite den Menüpunkt „Nutzer“. Über den Button „Importiere Externe “ können beliebig viele neue Nutzer hinzugefügt werden.

Definiere einfach einen Namen, füge den Sharing-Link, den du von den externen Nutzern erhalten hast ein und klicke auf „User importieren“.

Urlaubsverwaltung

Kalender mit Dritten teilen

Du kannst deinen eigenen Kalender oder den deines Teams mit anderen mittels eines Sharing-Links teilen, sodass diese die Abwesenheiten einsehen. Jedoch können andere diesen nicht bearbeiten.

Unter dem Reiter „Kalender“ findest du in der oberen rechten Ecke den Button „Teilen“, über den du die ausgewählten Kalender mit einem Link teilen kannst.

Tipp: Solltest du die Abwesenheiten mehrerer Nutzer teilen wollen, so kannst du die gewünschten Nutzer über die Filterfunktion auswählen, die über den Sharing-Link geteilt werden sollen. Den Link kannst du kopieren und selbst per E-Mail versenden oder über den Button „Einstellungen“ automatisch vom System versenden lassen.