Als Allererstes solltest du sichten und sortieren. Geh die bestehenden Papierakten durch und verschaff dir einen Überblick darüber, was darin enthalten ist. Erfahrungsgemäß sammelt sich über die Jahre einiges an, das nicht mehr gebraucht wird. Das kurze Aussortieren erspart dir später unnötige Arbeit beim Digitalisieren.

Eine generelle gesetzliche Pflicht, bestehende Personalakten komplett zu digitalisieren, gibt es aktuell nicht. Ab 2027 ist die Übergangsfrist für die Digitalisierung bestimmter entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen jedoch abgelaufen und diese Daten müssen dann in digitaler Form vorliegen, mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zur Pflicht ab 2027. Du könntest die alten Papierakten also theoretisch unangetastet lassen.

In der Praxis macht das aber wenig Sinn: Du hättest dann 2 parallele Systeme, die du gleichzeitig pflegen musst. Die meisten Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, den Bestand einmalig komplett zu digitalisieren und danach nur noch digital zu arbeiten.

Ja, den Großteil der Dokumente kannst du entsorgen. Bewerbungsunterlagen, Schriftverkehr, Urlaubsanträge, Abmahnungen und Zeugnisse kannst du digitalisieren und anschließend vernichten.

Es gibt aber einige Dokumente, bei denen das nicht der Fall ist. Der Grund: Manche Verträge und Erklärungen brauchen zu ihrer Wirksamkeit zwingend die sogenannte Schriftform nach § 126 BGB, also eine eigenhändige Unterschrift auf Papier. In diesen Fällen lohnt sich ein zweiter Blick.

Konkret geht es um:

• befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
• Arbeitsverträge mit nachvertraglichem Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB)
• Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
• Kündigungsschreiben (§ 623 BGB)

Wichtig dabei: Digitalisieren darfst du diese Dokumente selbstverständlich. Das Problem entsteht erst, wenn du danach das Papieroriginal vernichtest. Denn ein Scan kann vor Gericht beispielsweise keinen sogenannten Urkundsbeweis erbringen (§ 415 ff. ZPO). Nur das unterschriebene Original gilt als Urkunde mit Beweiskraft.

Ein Beispiel, wie das in der Praxis aussehen kann: Ein ehemaliger Mitarbeiter bestreitet vor Gericht, dass sein Arbeitsvertrag befristet war und du hast nur noch den Scan. Jetzt musst du beweisen, dass die Schriftform eingehalten wurde, ohne Original wird das schwierig.

Die Rumpfakte ist eine schlanke Papierakte, die nur die wichtigsten Originaldokumente aus Frage 4 enthält, also z. B. den unterschriebenen Arbeitsvertrag und gegebenenfalls ein Kündigungsschreiben. Der Rest wird digitalisiert und vernichtet.

Der Vorteil: Du musst nicht die komplette Papierakte aufheben, sondern nur einen kleinen Teil davon. Das ist deutlich weniger Aufwand, als “sicherheitshalber” alles zu behalten und trotzdem rechtlich sauber.

Damit ein Scan im Zweifel als vertrauenswürdig gilt, orientierst du dich am besten an der TR-RESISCAN-Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Zusammengefasst heißt das:

• Der Scan muss inhaltlich und bildlich mit dem Original übereinstimmen
• Der Scanprozess sollte nachvollziehbar dokumentiert werden (wer hat wann was gescannt)

Es reicht meist eine kurze, nachvollziehbare Verfahrensbeschreibung, die im Zweifel zeigt, dass sauber gearbeitet wurde.

Das hängt vor allem von der Menge ab. Bei einer überschaubaren Anzahl an Akten lässt sich das intern gut machen, am besten mit einem Dokumentenscanner und etwas Zeit für Texterkennung und Vorbereitung. Bei größeren Beständen lohnt sich oft ein spezialisierter Scan-Dienstleister: Damit geht die Digitalisierung meist deutlich schneller und Prozesse für die Qualitätskontrolle laufen direkt mit. Preislich liegt man bei einem Dienstleister meist bei etwa 15 bis 30 € pro Personalakte.

Für welchen Weg du dich entscheidest, ist am Ende eine Kosten-Nutzen-Frage, wichtig ist nur, dass die Anforderungen aus Frage 6 dabei eingehalten werden.

Für die Vernichtung der Papiere, die du nicht mehr brauchst, gilt die DIN 66399 als Standard für datenschutzkonforme Aktenvernichtung. Sprich: Die Unterlagen gehören nicht einfach in den Altpapiercontainer, sondern müssen mit einem entsprechend zertifizierten Aktenvernichter oder durch einen Dienstleister vernichtet werden.

Ein kleiner Praxistipp: Vor der endgültigen Vernichtung lohnt sich eine Stichprobenkontrolle. Halte zudem fest, wann, was und von wem vernichtet wurde, falls später mal jemand danach fragt.

Kurz gesagt: Wenn ihr einen Betriebsrat habt, solltet ihr ihn frühzeitig einbinden, am besten über eine Betriebsvereinbarung. Die Details dazu, etwa wann genau ein Mitbestimmungsrecht greift, findet ihr hier.

Die vermeintlich einfachste Lösung wäre, die Dokumente einfach auf dem Firmenlaufwerk abzulegen. Das bringt aber einige Probleme mit sich: Wer darf auf die Dateien zugreifen? Ist das Ganze wirklich datenschutzkonform? Was ist, wenn mal eine Datei versehentlich gelöscht wird?

Alle diese Probleme werden durch die digitale Personalakte von absence.io gelöst. Alle Daten landen in einem System mit klaren Zugriffsrechten, zentraler Struktur und revisionssicherer Archivierung.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Auch die Arbeitszeiterfassung ist schon seit Jahren verpflichtend. Bei absence.io bekommt ihr beides in einer Software und das zu einem fairen Preis.
Wichtig zu wissen: absence.io ist kein Scan-Tool und übernimmt nicht den eigentlichen Digitalisierungsprozess. Wir kommen direkt danach ins Spiel, als digitale Personalakte, die eure Dokumente strukturiert und DSGVO-konform verwaltet.

Ihr könnt absence.io 14 Tage lang kostenlos testen oder euch einen Termin mit unseren Produktprofis buchen, bei dem wir die digitale Personalakte zusammen anschauen.

• Digitale Zeiterfassung für dein Unternehmen: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Implementierung
• Zehn Gründe für die digitale Zeiterfassung
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Um das herauszufinden, haben wir hunderte Bewertungen zu unserer eigenen Software und zu anderen HR-Tools analysiert. Ergänzt haben wir das mit dem Input unseres Operations Teams, das täglich mit Kundenfeedback arbeitet.

Die Antworten darauf haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.

Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Es gibt Tools, bei denen man für einen normalen 8-Stunden-Arbeitstag drei separate Einträge anlegen muss: Arbeit, Pause, Arbeit.

Was als Zeiterfassung gedacht war, wird zur Zeitverschwendung.

Eine gute Zeiterfassung funktioniert in wenigen Klicks, läuft fehlerfrei und passt sich unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen an.

Praktisch ist eine Stoppuhr-Funktion: einfach auf Start drücken, wenn die Arbeit beginnt, entweder auf dem Desktop oder mobil über die App. Bei wiederkehrenden Einträgen, zum Beispiel festen Arbeitszeiten für das ganze Jahr, sollte es möglich sein mehrere Einträge auf einmal zu erstellen und so Zeit zu sparen.

Im Alltag passiert es außerdem regelmäßig, dass jemand vergisst, auszustempeln. Eine gute Software schickt dann eine Erinnerung und ermöglicht es, Zeitstempel im Nachhinein einfach zu korrigieren.

Früher ein Zettel, dann Excel-Tabellen und E-Mails mit Urlaubsanträgen. Das Ergebnis: pures Chaos, Doppelungen und fehlende Übersicht.

Eine gute Software löst genau das. Mitarbeitende stellen Urlaubsanträge und HR kann mit wenigen Klicks genehmigen oder ablehnen. Beim Beantragen sieht man über den Teamkalender, ob im gleichen Zeitraum bereits jemand anders Urlaub eingetragen hat.

Abwesenheiten wie Krankheit, Homeoffice, Dienstreisen oder Weiterbildungen sind alle zentral an einem Ort erfasst und man sieht auf einen Blick, wer wann an- und abwesend ist.

Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist es aber nicht. Ein guter Teamkalender zeigt in Echtzeit, wer gerade abwesend ist, wer Urlaub hat und wo es Überschneidungen gibt. Das erspart Teamleitern und HR täglich mehrere Rückfragen und macht die Personalplanung deutlich entspannter.

Wichtig dabei: Der Kalender sollte nicht nur für HR oder Teamleiter sichtbar sein, sondern auch für Mitarbeitende selbst. So kann jeder schon beim Urlaub planen sehen, wer in diesem Zeitraum bereits weg ist. Idealerweise bietet die Software zusätzlich eine Live-Ansicht, die zeigt wer gerade arbeitet, wer in der Pause ist und wer abwesend ist. Durch farbliche Unterscheidung der Abwesenheitstypen Urlaub, Krankheit und Homeoffice ist das auf einen Blick erkennbar.

Super hilfreich ist es, wenn dieser Kalender dann noch direkt mit den Tools verbunden ist, die das Team schon nutzt, zum Beispiel Outlook, Google Calendar oder Slack. Dann fließen Abwesenheiten automatisch dorthin, wo sie wichtig sind und das Team hat einen guten Überblick.

Überstunden manuell zu berechnen ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Eine gute Software macht das automatisch, indem sie Zeitsalden anhand des hinterlegten Arbeitsplans berechnet, Gleitzeitkonten verwaltet und die Regeln für Pausen und Wochenstunden kennt. Gesetzliche Pausenzeiten werden dabei automatisch berücksichtigt.

Für HR bedeutet das: keine Tabellen mehr, keine manuellen Korrekturen am Monatsende, keine Diskussionen darüber, wie viele Überstunden jemand wirklich hat und Mitarbeitende können ihren aktuellen Stand jederzeit selbst einsehen. Das schafft Transparenz auf beiden Seiten und spart täglich Zeit.

Für den Abbau der Überstunden sollte die Software beide Möglichkeiten anbieten: Auszahlung oder Übertragung auf ein Kontingent.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits für viele Unternehmen. Eine gute Software stellt sicher, dass Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert sind, ohne dass HR dafür extra Aufwand betreiben muss. Gesetzliche Pausenregelungen lassen sich direkt in der Software hinterlegen und greifen automatisch.

Das bedeutet konkret: Man kann jederzeit nachweisen, wer wann wie lange gearbeitet hat. Bei einer Kontrolle lassen sich die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden sofort abrufen. Werden gesetzliche Grenzen überschritten, zum Beispiel mehr als zehn Stunden Arbeitszeit an einem Tag, sollte die Software automatisch darauf hinweisen.

Jeder sollte das sehen, was für ihn relevant ist. Eine gute Software ermöglicht es, Einsichtsrechte gezielt zu vergeben: Mitarbeitende sehen ihren eigenen Urlaubsstand, ihr Zeitkonto und ihre geplanten Abwesenheiten. Teamleiter sehen die Daten ihres gesamten Teams. HR behält den Gesamtüberblick.

Lokale Software-Installationen bedeuten oftmals Kompatibilitätsprobleme, manuelle Updates und eine IT-Abteilung, die sich darum kümmern muss. In kleinen und mittleren Unternehmen ist das oft schwierig. Eine cloudbasierte Lösung läuft einfach, ohne Installation und ohne Wartung.

Alle Daten sind in Echtzeit abrufbar, egal ob jemand im Büro, im Homeoffice oder unterwegs ist. Wer sich einloggen möchte, hat dabei die Wahl: per App, im Browser oder über ein zentrales Terminal im Büro, je nachdem, was die individuellen Anforderungen sind. Falls mal keine Internetverbindung verfügbar ist, sollten Zeiteinträge offline erfasst und automatisch synchronisiert werden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Das ist vielleicht der wichtigste Punkt von allen, gerade für Unternehmen, in denen HR aus einer Person besteht und keine Zeit für aufwendige Einführungen bleibt.

Mitarbeitende sollten das Tool vom ersten Tag an ohne Erklärung nutzen und verstehen können.

Das Gleiche gilt für die Einrichtung: Ein gutes Tool lässt sich auch als Admin schnell und ohne technisches Vorwissen aufsetzen.

Wer hat noch wie viele Urlaubstage? Was überträgt sich ins nächste Jahr? In vielen Unternehmen beantwortet HR diese Fragen täglich.

Eine gute Software berechnet Urlaubsansprüche, Resturlaub und Übertragungen automatisch, auch ins neue Jahr. Mitarbeitende können ihren aktuellen Stand jederzeit selbst einsehen und wenn jemand mehr Urlaubstage beantragen möchte als noch vorhanden sind, sollte die Software das automatisch verhindern.

Dazu kommt: Nicht alle Mitarbeitenden haben denselben Urlaubsanspruch. Teilzeitkräfte, unterschiedliche Verträge und verschiedene Eintrittsdaten sollten von einer Software individuell abgebildet werden können.

Bökey Engin, Head of Operations bei absence.io mit mehr als zehn Jahren Berufserfahrung, bestätigt das: Die automatische Berechnung von Urlaubsansprüchen und Resturlaub ist einer der Punkte, den Kunden am häufigsten nennen, weil er im Alltag so viel Zeit spart und Frustration verhindert.

Jedes Unternehmen hat individuelle Abwesenheitstypen wie beispielsweise Homeoffice, Dienstreisen, Elternzeit, Sonderurlaub oder Gleittage, die die Software abbilden muss.

Eine gute Software lässt sich daher individuell konfigurieren: verschiedene Abwesenheitstypen anlegen, unterschiedliche Regeln je nach Abteilung oder Vertragsmodell festlegen und Genehmigungsprozesse flexibel anpassen. Auch Pausenregelungen sollten sich zentral hinterlegen lassen, zum Beispiel dass nach einer bestimmten Arbeitszeit automatisch eine Mindestpause abgezogen wird. So passt sich das Tool den Bedürfnissen des Unternehmens an.

Sehr viele Bewertungen nennen Support als eines der wichtigsten Kriterien dafür, ob eine Software im Alltag funktioniert oder nicht.

Gerade bei der Einrichtung, bei individuellen Sonderfällen oder wenn im laufenden Betrieb etwas nicht stimmt, ist es wichtig, dass schnell und kompetent geantwortet wird. Für Unternehmen, in denen HR aus einer Person besteht, ist das eine Grundvoraussetzung.

Jede dieser Funktionen klingt erstmal selbstverständlich. Aber zusammen machen sie eine Software aus, indem sie HR und Mitarbeitende vom ersten Tag an wirklich entlasten.

Am Ende zählt: Funktioniert es einfach und für alle?

absence.io wurde genau dafür gebaut: digitale Personalakte und Abwesenheits- und Zeiterfassung für wachsende Unternehmen, in denen HR ohne großes Team funktionieren muss. Schlank, intuitiv und vom ersten Tag an gewinnbringend.

Testet absence.io 14 Tage kostenlos oder bucht eine kurze Demo und überzeugt euch selbst!

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Der LinkedIn-Post von Niklas Rickmann, Co-Founder von MVST, hat uns zum Nachdenken gebracht. Ein Unternehmen war so unzufrieden mit den großen HR-Plattformen, dass es lieber sein eigenes Tool baut. Selbstverständlich ist das die absolute Ausnahme, die wenigsten haben die Ressourcen und Fähigkeiten dazu. Aber das Beispiel zeigt, wie anstrengend die falsche HR-Software werden kann, vor allem in Unternehmen, in denen eine einzelne Person für HR verantwortlich ist. Dieser Post ist kein Einzelfall. Wenn man sich die Bewertungen der großen HR-Suiten durchliest, erkennt man schnell, dass sich bestimmte Kritikpunkte immer wiederholen.

Eine Demo, beeindruckende Features, ein freundliches Sales-Team. Der Vertrag wird unterschrieben. Drei Monate später nutzt das Team vielleicht ein Drittel der Funktionen. Der Nutzen und Vorteil der Software werden nicht klar und man fragt sich, wofür man eigentlich zahlt. Nach einem Jahr wird die Software wieder gekündigt.

Die meisten bekannten All-In-One HR-Lösungen wurden für Unternehmen mit einer eigenen HR-Abteilung entwickelt, mit Personalern, Prozessverantwortlichen und einer IT-Abteilung im Hintergrund.

In kleinen und mittleren Unternehmen sieht die Realität oft anders aus. HR macht oft eine einzelne Person, neben 10 anderen Aufgaben. Es wird beispielsweise ein teures Recruiting-Modul gebucht, obwohl im Jahr vielleicht eine Person eingestellt wird. Oder es gibt detaillierte Reportings zur Mitarbeitereffizienz, aber niemand hat die Zeit, sie regelmäßig auszuwerten und damit wirklich zu arbeiten.

Performance Reviews, Succession Planning und KI-gestütztes Bewerbermanagement sind super Features für Unternehmen, die sie wirklich brauchen. Für Teams mit 50 bis 150 Mitarbeitenden sind das oft Funktionen, die in der Demo gut aussehen und danach nie wieder angeschaut werden. Bezahlen muss man sie selbstverständlich trotzdem.

Was für ein 300-Personen-Unternehmen intuitiv wirkt, fühlt sich für ein 50-Personen-Team schnell nach mehr Aufwand als Entlastung an, da die Software nicht für die Bedürfnisse dieser Unternehmen entwickelt wurde.

„Onboarding dauert nur ein paar Stunden“, hört man oft in Sales-Demos. Die Realität sieht oft anders aus: Daten migrieren, Strukturen anlegen, Mitarbeitende einweisen, Prozesse konfigurieren. Das kostet Zeit, die in kleinen Unternehmen knapp ist.

Eine HR-Software sollte HR und Mitarbeitenden von der ersten Minute an einen klaren, positiven Mehrwert bieten. Wenn die Einführung holprig und zu kompliziert war, steht die Software aber unter einem schlechten Stern. Mitarbeitende weichen dann auf Excel oder WhatsApp aus und irgendwann fragt sich die Geschäftsführung, warum sie das Tool überhaupt zahlt.

Viele HR-Plattformen stellen ihre Kunden vor die Wahl: entweder ein teures Paket mit Features, von denen viele gar nicht gebraucht werden oder ein Basispaket, das kaum etwas kann und jede zusätzliche Funktion extra kostet. In beiden Fällen zahlt man am Ende mehr als gedacht.

Bei dem, was diese Tools kosten, würde man einen persönlichen Ansprechpartner, schnelle Antworten und echte Hilfe erwarten. Oft bekommt man jedoch tagelange Wartezeiten oder Links zu Help-Center-Artikeln, die die konkrete Frage nur halb beantworten.

Gerade für kleinere Unternehmen ist das frustrierend. Es fehlt die Zeit, sich durch endlose Help-Center-Artikel zu klicken und zu hoffen, dass irgendwann die passende Lösung auftaucht. Es muss schnell gehen und wenn es keine konkrete Hilfe gibt, wächst die Frage: Wofür zahlen wir hier eigentlich?

Große HR-Plattformen machen absolut Sinn, wenn sie wirklich in ihrem vollen Umfang gebraucht werden. Wer eine eigene HR-Abteilung hat, komplexe Prozesse verwaltet und eine vollständige Suite mit Recruiting, Payroll und Performance Management benötigt, ist dort gut aufgehoben.

Für kleine und mittlere Unternehmen sieht das oft anders aus. Wer HR mit einer Person stemmt und hauptsächlich Urlaubsanträge, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Personalakten verwalten muss, braucht eine Lösung, die genau das abdeckt, was wirklich gebraucht wird.

Die richtige Frage vor der nächsten Entscheidung ist deshalb: „Was brauchen wir wirklich und wie schnell können wir das nutzen?“ Und nicht: „Was kann diese Software alles?“.

absence.io wurde für Unternehmen entwickelt, die HR professionalisieren wollen, ohne eine große HR-Abteilung dahinter.

Unser Pro-Paket bietet das, was jedes Unternehmen braucht: Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung und die digitale Personalakte. Alles in einem Tool, das sich innerhalb weniger Stunden einrichten lässt, mit schnellem, persönlichem Support und einem fairen, transparenten Preismodell. HR und Mitarbeitende spüren den Nutzen von der ersten Minute an.

Wir sind aber auch ehrlich: absence.io ist nicht für jeden die richtige Lösung.

Wenn ihr eine vollständige HR-Suite mit Schichtplanung, Payroll, Recruiting und Performance Management sucht, ist absence.io nicht das richtige Tool.

absence.io ist für Unternehmen, die HR professionalisieren wollen, ohne sich dabei in einem Tool mit zu vielen Features zu verlieren.

Am besten findet ihr es selbst heraus: Testet absence.io 14 Tage lang kostenlos oder bucht eine kurze Demo und entscheidet dann, ob wir zu euch passen.

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Genau diese Informationen sind für DATEV aber wichtig. Das Problem liegt also meistens nicht bei DATEV, sondern davor, wenn Daten nicht strukturiert dokumentiert werden.

In diesem Artikel zeigen wir euch, welche HR-Daten für DATEV wichtig sind, wo im Alltag Daten verloren gehen und wie ihr den ganzen Prozess deutlich entspannter gestaltet.

DATEV ist eine der meistgenutzten Softwarelösungen für Buchhaltung, Lohnabrechnung, Steuern und weitere kaufmännische Prozesse in Deutschland. Manche Unternehmen arbeiten direkt damit, andere über eine externe Kanzlei oder oft sogar beides.

Was das für HR bedeutet: Viele Daten, die ihr täglich verwaltet, werden früher oder später für DATEV-Prozesse relevant. Eine Krankmeldung, die nie richtig dokumentiert wurde oder eine Arbeitszeit, die nur im Kopf existiert, erzeugt Aufwand, der eigentlich vermeidbar wäre.

Für DATEV relevante HR-Daten sind:

• Ein- und Austrittsdaten: Neueinstellungen und Kündigungen
• Abwesenheiten: Urlaube, Krankheiten, Elternzeit und unbezahlte Auszeiten
• Arbeitszeiten: vor allem bei flexiblen Modellen und Teilzeit
• Gehaltsänderungen: Erhöhungen, Boni und Sonderzahlungen
• Stammdaten: Adressänderungen, neue Bankverbindungen, geänderte Steuerklassen

Das klingt überschaubar. Ist es auch, wenn die Daten strukturiert dokumentiert werden.

HR-Daten entstehen im Alltag zwischen Meetings, in E-Mails und in schnellen Absprachen. Ohne die richtige Struktur gehen dabei schnell wichtige Informationen verloren.

Ein paar Situationen, die bestimmt viele kennen:

Krankmeldungen kommen per E-Mail oder WhatsApp und bleiben dort:
Die Nachricht kommt an, wird gelesen, kurz bestätigt und dann nicht weiter dokumentiert. Wenn später jemand nachfragt, muss die Info mühsam gesucht werden.

Urlaubstage existieren in Excel, aber nicht dort, wo sie gebraucht werden:
Wer hat wann wie viel Urlaub genommen? Wer ist aktuell krank oder auf Dienstreise? Wenn das nur in einer Excel-Tabelle steht, hat man keinen wirklichen Überblick wann wer abwesend ist.

Arbeitszeiten werden manuell zusammengesucht:
Am Monatsende werden die Arbeitszeiten aus verschiedenen Listen und Zettel zusammengesucht. Das ist fehleranfällig und zeitaufwendig.

Die gute Nachricht: Das alles bekommt ihr durch eine HR-Software super einfach gelöst.

Wenn Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Personalinformationen digital und nachvollziehbar dokumentiert sind, spart ihr euch Nachfragen, Suchaktionen und Korrekturen im Nachhinein.

Mit absence.io verwaltet ihr genau das alles an einem Ort:

• Urlaubsanträge werden digital gestellt, genehmigt und dokumentiert
• Krankmeldungen landen direkt im System
• Arbeitszeiten werden strukturiert erfasst und sind jederzeit abrufbar
• Personalinformationen sind zentral und DSGVO-konform gespeichert
• Genehmigungsprozesse laufen automatisch

Das Ergebnis: Wenn jemand Daten braucht, findet ihr alles zentral und in wenigen Sekunden.

Mit DATEV werden wichtige Finanzprozesse abgewickelt. Aber wie reibungslos das funktioniert, hängt davon ab, wie strukturiert die HR-Daten im Unternehmen dokumentiert werden.

Je besser Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Personaländerungen dokumentiert sind, desto weniger Aufwand entsteht später. Und desto mehr Zeit bleibt für die Dinge, die wirklich wichtig sind.

Überzeugt euch selbst.

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Genau dafür haben wir eine passende Vorlage für euch erstellt: gut strukturiert und so aufgebaut, dass ihr direkt loslegen könnt. Viel Spaß damit!

Unsere Vorlage enthält alles, was für einen Urlaubsantrag wichtig ist:

• Mitarbeiterinformationen
• Antragsdetails
• Urlaubszeitraum
• Vertretung
• Bemerkung
• Rückmeldung
• Genehmigung

Eine gut organisierte Urlaubsverwaltung spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für zufriedene Mitarbeitende. Trotzdem arbeiten viele Unternehmen immer noch mit Papierformularen und unnötig komplizierten Prozessen. Wenn ihr mit Urlaubsanträgen in Papierform arbeitet, könnt ihr mit ein paar einfachen Dingen das Ganze etwas strukturierter gestalten:

Legt eure Urlaubsantrag-Vorlage an einem Ort ab, auf den alle Mitarbeitenden schnell und einfach Zugriff haben, z. B. auf einem internen Server oder in der Cloud. So muss niemand lange suchen und alle nutzen hoffentlich immer die aktuelle Version.

Die Vorlage sollte gut formatiert sein und sich direkt ausdrucken lassen. Fehlende Tinte oder technische Probleme sollten den Urlaubsantrag nicht unnötig erschweren.

Je einfacher der Antrag gestellt ist und je schneller die Rückmeldung kommt, desto besser. Bei der Urlaubsplanung will niemand lange warten oder hinterherlaufen müssen. Teams wollen Planungssicherheit und die entsteht nur, wenn Anträge schnell bearbeitet und bestätigt werden.

So hilfreich diese Tipps auch sind, sie lösen meistens nur die Symptome. Die wirkliche Lösung liegt in der Digitalisierung eurer Urlaubsverwaltung.

Hier sind die wichtigsten Gründe:

Mit einer digitalen Lösung gehört das andauernde Suchen nach Vorlagen und das Nutzen verschiedener, zum Teil nicht aktueller Dateiversionen der Vergangenheit an. Alles ist zentral verfügbar, jederzeit und für alle.

Papierkram oder Druckerprobleme? Das ist Geschichte. Du sparst nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Papier, Drucker und Tinte und tust nebenbei auch der Umwelt etwas Gutes.

Egal ob im Büro, im Home Office oder unterwegs: Urlaubsanträge können jederzeit eingereicht und genehmigt werden.

Anträge landen direkt bei der zuständigen Person, inklusive Benachrichtigung per E-Mail, Slack oder Teams. Die Freigabe durch wenige Klicks dauert nur noch Sekunden statt Tage.

Bei manuellen Anträgen können schnell Fehler passieren. Digitale Systeme prüfen Eingaben automatisch, so passieren deutlich weniger Fehler.

Ein gemeinsamer Teamkalender zeigt auf einen Blick, wer wann im Urlaub oder anderweitig abwesend ist. So wird die Planung deutlich einfacher, und Abstimmungen im Team laufen viel entspannter.

Digitale Lösungen wie absence.io können deutlich mehr als nur Urlaubsanträge verwalten:

• Alle Abwesenheiten an einem Ort: Urlaub, Krankheit, Dienstreisen, Home Office & mehr
• Digitale Zeiterfassung: Perfekt kombiniert mit Abwesenheitsmanagement
• Nahtlose Integrationen: z. B. mit Microsoft, Google oder Slack
• Klare Zugriffsrechte & Datenschutz: sensible Daten sind sicher, kein „Zettel liegt rum“-Problem

Verabschiedet euch von der klassischen Urlaubsantrags-Vorlage und bringt eure Urlaubsverwaltung endlich auf ein neues Level.

Mit absence.io könnt ihr direkt starten: Testet unsere Software entweder 14 Tage kostenlos und unverbindlich oder bucht euch einen persönlichen Termin, in dem wir euch alles Wichtige zeigen.

• Kostenlose Excel Urlaubsplaner Vorlage für 2025
• Digitales Abwesenheitsmanagement: Lohnt sich das für Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden?
• Reisekostenabrechnung-Vorlage: als PDF und DOCX
• Stundenzettel-Vorlage kostenlos herunterladen
• Zeiterfassung Excel-Vorlage kostenlos herunterladen

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