Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte ist die elektronische Form der klassischen Personalakte, in der relevante Mitarbeiterdokumente zentral, strukturiert und digital gespeichert und verwaltet werden können. Sie ersetzt Papierakten oder hybride Ablagestrukturen und ermöglicht schnellen Zugriff, transparente Strukturen und revisionssichere Archivierung.

Ab wann gilt die digitale Pflicht?

Die elektronische Führungspflicht für bestimmte Entgeltunterlagen besteht im Grundsatz bereits seit dem 1. Januar 2022 (§ 8 Abs. 1 BVV). Bis dahin hatten Arbeitgeber die Möglichkeit, sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Pflicht befreien zu lassen (§ 8 Abs. 3 BVV). Diese Befreiungsmöglichkeit läuft am 31. Dezember 2026 aus.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische, maschinell auswertbare Führung damit ausnahmslos für alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße. Die bis dahin mögliche hybride oder papierbasierte Ablage erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nach diesem Datum nicht mehr.

Gilt die Pflicht für die gesamte Personalakte?

Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, jede einzelne Personalakte komplett digital zu führen, gibt es aktuell nicht.

Rechtlich verbindlich ist die digitale Führung bestimmter entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen (z. B. Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise). Vollständig digital zu arbeiten ist zwar praktisch notwendig, rechtlich aber nicht ausdrücklich für jede Akte vorgeschrieben.

Was ist der Unterschied zwischen BVV, euBP, Payroll und digitaler Personalakte?

Diese vier Begriffe werden in der Praxis häufig vermischt, sind aber klar zu trennen:

• BVV (Beitragsverfahrensverordnung): regelt, welche Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen.
• euBP (elektronisch unterstützte Betriebsprüfung): das Verfahren, mit dem die Deutsche Rentenversicherung Entgeltdaten digital prüft.
• Payroll-System: rechnet Entgelte ab und erzeugt Meldungen sowie euBP-Datensätze.
• Digitale Personalakte: zentrale Ablage für die begleitenden Entgeltunterlagen (Nachweise, Bescheinigungen, Erklärungen), die häufig außerhalb der eigentlichen Abrechnung entstehen.

Ein verbreiteter Irrtum

Ein modernes Payroll-System allein erfüllt die BVV-Pflicht nicht. Payroll-Systeme sind auf Abrechnung und Meldungen spezialisiert – die zugrunde liegenden Nachweise (z. B. Krankenkassen-Bescheinigungen oder Elternzeit-Nachweise) entstehen aber meist außerhalb der Abrechnung und müssen zusätzlich strukturiert digital vorliegen.

Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es?

Die Verpflichtung ergibt sich aus mehreren rechtlichen Regelwerken:

• Beitragsverfahrensverordnung (BVV) – § 8 Abs. 2 listet die betroffenen Entgeltunterlagen, § 8 Abs. 3 regelt die (auslaufende) Befreiungsmöglichkeit.
• 7. Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) vom 12. Juni 2020 – schafft die rechtliche Grundlage dafür, dass digitale Unterlagen ab 2027 der Standard sind.
• Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) vom Oktober 2024 – bestätigt und festigt diese Regelung nochmals.

Zusätzlich spielt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eine wichtige Rolle: Ab 2027 erfolgt die Prüfung verpflichtend auf digitaler Grundlage – papierbasierte Entgeltunterlagen reichen dafür nicht mehr aus.

Welche Dokumente sind konkret betroffen?

Die BVV verpflichtet nicht zur vollständigen Digitalisierung aller Personalunterlagen, sondern konkret der sozialversicherungsrelevanten Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV. In der Praxis sind das vor allem:

Krankenkasse & Versicherung

Mitgliedsbescheinigungen, Nachweise zur Krankenversicherung (z. B. bei Minijobber:innen)

Rentenversicherung & Minijob

Verzichtserklärungen auf die Rentenversicherungspflicht, Erklärungen über weitere Beschäftigungen

Familie & Pflegeversicherung

Nachweise zur Elternschaft für die korrekte Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge

Ausland & Entsendung

A1-Bescheinigungen, Unterlagen zu Aufenthaltstiteln bei Drittstaaten

Arbeitszeit & Mindestlohn

Dokumentation der täglichen Arbeitszeit, soweit gesetzlich vorgeschrieben

Ein Sonderfall betrifft befristete Arbeitsverträge: Werden diese elektronisch geführt, ist dafür eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich. Bei unbefristeten Verträgen genügt in der Regel eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES).

Was passiert, wenn ein Papieroriginal bereits vernichtet wurde?

Das ist ein häufiger Stolperstein: Unterlagen müssen bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung in Papierform aufbewahrt werden – auch dann, wenn sie bereits eingescannt wurden. Ausgenommen sind nur Dokumente, die mit einer originär elektronischen QES eingereicht wurden. Eine fortgeschrittene elektronische Signatur reicht dafür nicht aus.

Wurde ein Papieroriginal ohne QES bereits vernichtet, ist das im Prüfungsfall problematisch. In diesem Fall empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung mit der Deutschen Rentenversicherung.

Gibt es eine Übergangsfrist?

Tatsächlich befinden wir uns schon in der Übergangsfrist. Diese endet am 31.12.2026.

Welche Konsequenzen drohen bei Nicht-Erfüllung?

Unternehmen, die die digitalen Vorgaben ab 2027 nicht erfüllen, riskieren bei Betriebsprüfungen mehrere Stufen von Konsequenzen:

• Erschwerte Betriebsprüfung: Fehlende Unterlagen kosten für beide Seiten Zeit.
• Beitragsschätzungen: Wenn Nachweise fehlen, nimmt die Deutsche Rentenversicherung eine Schätzung vor – diese fällt in der Regel zuungunsten des Arbeitgebers aus.
• Nachforderungen: Unvollständige Dokumentation kann zu Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen führen.
• Bußgeld bis 50.000 Euro: § 111 SGB IV sieht für schwerwiegende Verstöße gegen Aufzeichnungs- und Meldepflichten Geldbußen in dieser Höhe vor.

Muss ein Unternehmen deshalb zwangsläufig eine vollständige digitale Personalakte einführen?

Rechtlich nicht zwingend — aber praktisch ist sie oft der effektivste Weg, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Ein digitales System bietet neben Compliance auch:

• effiziente Ablage und Suche
• zentrale Verfügbarkeit
• revisionssichere Archivierung
• DSGVO-konforme Prozesse

Was bedeutet das für HR-Teams und Personalabteilung?

HR-Verantwortliche sollten frühzeitig planen, um:

• den Digitalisierungsgrad ihrer Akten zu prüfen
• geeignete Software auszuwählen
• organisatorische Prozesse zu definieren
• Datenschutz- und Archivierungsanforderungen zu berücksichtigen

Ein bewährtes Vorgehen: Bestandsaufnahme machen (welche Dokumenttypen fallen an, wo liegen sie), Befreiungsstatus klären, ein einheitliches Benennungsschema einführen und die Ablage regelmäßig mit einer Trockenübung testen – zum Beispiel, indem ihr prüft, ob alle Unterlagen für drei zufällig ausgewählte Mitarbeitende innerhalb von 30 Minuten bereitgestellt werden könnten.

Zusammenfassung

• Ab 2027 müssen bestimmte Unterlagen digital und revisionssicher geführt werden – das ist gesetzlich verpflichtend. Die Grundpflicht für viele dieser Unterlagen besteht bereits seit 2022; 2027 endet lediglich die letzte Befreiungsmöglichkeit.
• Eine vollständig digitale Personalakte erleichtert dies wesentlich, ist aber nicht pauschal für jeden Dokumententyp rechtlich vorgeschrieben.
• BVV, euBP, Payroll und digitale Personalakte sind vier unterschiedliche Dinge – ein modernes Payroll-System allein erfüllt die BVV-Pflicht nicht.
• Frühzeitige Vorbereitung verschafft HR-Teams Zeit, Ressourcen und rechtliche Sicherheit.

Wie fit seid ihr selbst schon beim Thema BVV 2027?

Testet euer Wissen in 8 kurzen Fragen – von den Fristen über die Payroll-vs-Personalakte-Abgrenzung bis zu den möglichen Bußgeldern.

Jetzt loslegen

Wenn ihr direkt loslegen und euch schon jetzt eine digitale Personalakte ansehen möchtet, dann testet am besten absence.io. 14 Tage lang unverbindlich und kostenlos. Ihr braucht keine Zahlungsdaten anzugeben und der Testzeitraum endet automatisch.

Besonders praktisch: absence.io hat neben der Personalakte auch noch eine digitale und mobile Arbeitszeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung.

Schaut rein!

• 5 Gründe, warum die digitale Personalakte schon jetzt unverzichtbar ist
• Kostenlose Personalfragebogen Vorlage – für Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte und Minijobber
• Digitale Krankmeldung: Vorteile und Best Practices für Arbeitgeber

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die dargestellten gesetzlichen Anforderungen beziehen sich insbesondere auf die digitale Führung entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen gemäß Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und den entsprechenden Änderungen im SGB IV. Ob und in welchem Umfang für Ihr Unternehmen konkrete Pflichten bestehen, sollte im Einzelfall mit einer Rechtsberatung oder Steuerberatung geprüft werden.

The post Die digitale Personalakte wird 2027 Pflicht: Was bedeutet das für Unternehmen? 12 Fragen und Antworten appeared first on absence.io - Die smarte HR-Software.