Die digitale Personalakte von absence.io

Digitale Personalverwaltung

Alle wichtigen Personaldaten und Unterlagen zentral verwalten

Intuitive Bedienbarkeit

Einfaches Erstellen und Bearbeiten von Personalakten

Alles auf einen Blick

Umfassendes Personalmanagement ohne großen Zeit- und Arbeitsaufwand

Einfaches und zuverlässiges Personalmanagement

Mit der digitalen Personalakte von absence.io verwalten Sie alle wichtigen Mitarbeiterdaten und Unterlagen zentral in einer Software. Über die Cloud können Sie von überall und jedem Endgerät online auf Ihre Personaldatenbank zugreifen. Dabei vertrauen wir auf modernste Verschlüsselungstechnik und maximale Sicherheit für alle sensiblen Personaldaten. Als besondere Zusatzfunktion lassen sich Personalfragebögen digital erstellen, versenden und direkt in den entsprechenden Personalakten abspeichern.

Einfache Bedienung und schnelle Prozesse

absence.io setzt vor allem auf eine simple und intuitive Bedienbarkeit. Das Anlegen und Bearbeiten der Personalakten ist selbsterklärend und erfordert keine großen IT-Kenntnisse. Auch Dateien, wie z.B. ärztliche Atteste, lassen sich ganz einfach per Drag-and-Drop in die entsprechende Personalakte hochladen. Den Personalfragebogen verschicken Sie mit nur einem Klick an die gewünschte Person.

Standortunabhängig und flexibel alles im Blick

Mit unserer digitalen Personalakte verwalten Sie alle wichtigen Daten und Unterlagen schnell und übersichtlich. Mit dem digitalen Personalfragebogen geben wir Ihnen zudem die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten schnell und unkompliziert zu erfassen. In allen Bereichen gewährleisten wir Ihnen dabei absolute Sicherheit Ihrer Daten. absence.io verhilft Ihnen zu einer einfachen, zuverlässigen und sicheren Personalverwaltung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Unsere Features

14 Tage kostenloser Testzeitraum für die Vollversion
Keine Mindestvertragslaufzeit
Zahlung per Kreditkarte oder SEPA
Monatliche Abrechnung und monatliche Kündigung
Server Hosting in Deutschland
7 Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Polnisch, Türkisch
Office 365, Google und Slack Integration → bald auch Teams
Kostenloser Einrichtungsservice
Kostenloser Kundenservice per Email und Telefon
24 Stunden HelpCenter
Offene API Schnittstelle
CO2 Ausgleich über Climate Partner
Klimaneutrales Unternehmen

Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung
Einfacher Genehmigungsprozess
Mitarbeiter in Teams und Abteilungen organisieren
Mitarbeiterprofil für die individuellen Einstellungen zu Nutzerrolle, Zugängen, Berechtigungen, Teams, Abteilungen, Kontingenten, Abwesenheiten, Integrationen, Letzte Aktivitäten und persönlichen Dokumenten
Individuelle Arbeitspläne zum Abbilden von Teilzeiten, arbeitsfreien Tagen, bis zu 4 Wochen rollierend
Verwaltung verschiedener Standorte
Vertreter pro Abwesenheit
Weltweite Feiertage
Ruhetage und Betriebsurlaubsverwaltung
Standortbezogene Feiertage
Teamkalender: Ansicht aller Mitarbeiter im gleichen Team und Abteilung, übersichtliche Darstellung aller Abwesenheiten
Teamkalender mit Sortierfunktion (nach Abteilungen/Teams/Mitarbeiter)
Persönlicher Kalender: Jahresübersicht der eigenen Abwesenheiten, inkl. Ansicht aller verfügbaren Kontingente
Synchronisation der Abwesenheiten mit persönlichen Kalendern
Durch Integrationen keine doppelte Kalenderführung
Monatliche und jährliche Kontingente individuell pro Mitarbeiter einstellbar
Resturlaubsverfall/-übertrag individuell einstellbar
E Mail Benachrichtigungen für alle wichtigen Vorgänge
Diverse Reports mit Excel Exports über:
- Urlaub & Rückstellungen
- Abwesenheiten
- Kapazität
- Abwesenheitsänderungen
- Nachweisübersicht
- Personalakte
- Zeiterfassung
- Zeiterfassungseinträge.
Markierung und Verwaltung von Abwesenheiten & Zeiteinträgen mit Labels
Übersicht im Dashboard: heutige und anstehende Abwesenheiten, Krankheiten, offene Anfragen, anstehende Geburtstage, Resturlaubstage, ausstehende Personalfragebögen, fehlende Nachweise
Selbstständiges Eintragen von Abwesenheiten
Genehmigung mit einem Klick von überall
Verbleibenden Urlaubstage auf einem Blick

Einfache Handhabung
Spielend leicht + akribisch genau
Berücksichtigung individuelle Arbeitszeiten
Einfache Eingabe von Arbeitszeiten, Pausen und Feierabend
Automatischer Abgleich mit hinterlegtem Arbeitsplan
Steuerbar über Browser, Mobile App und Mobile Terminal
Anbindung Mobile Terminals über App auf Tablet
Abbildung Arbeitsfreier Tage, Abwesenheiten, Feiertage, Betriebsurlaube und Ruhetage
Einfache Anzeige der geplanten, gearbeiteten und verbleibenden Arbeitszeit
Individueller Stundenausgleich über Auszahlung oder Übertragung in Kontingente
Labels für Zeiterfassungseinträge für Projektarbeit oder Nachvollziehbarkeit
Einfache Eingabe von Arbeitszeiten, Pausen und Feierabend

Personalakte im Nutzerprofil
Dokumenten Upload für alle wichtigen Unterlagen
Persönlicher Personalfragebogen für jeden Mitarbeiter
Personalfragebogen wird von Mitarbeiter ausgefüllt und vom Admin bearbeitet und abgelegt
Persönliche Informationen:
- Name
- Adresse
- Kontakt
- Diverses (Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Nationalität, Familienstand, Kirchensteuerpflichtig, Höchster Schulabschluss
Arbeitsvertragliche Informationen:
- Gesellschaft
- Position
- Personalnummer
- Vertrag / Staus
- Vertragsbeginn /-ende
- Probezeit
- Kostenstelle
- Vorgesetzter
- Wochenstunden
- Gehalt
- Lohnbuchhaltung
- Krankenkasse /-nummer
- Zweitversicherung
- Behinderungsstatus
- Sozialversicherungsnummer
- Steuer-ID
- Steuerklasse
- Kinderfreibetrag
- Betriebliche Altersvorsorge
- Hauptbeschäftigung
- Zuschüsse
- Firmenfahrzeug
- Bankverbindung
Gehalt & Benefits
- Gehalt/Lohn: Bruttogehalt mit Gehaltstyp, Wochenstunden, Notizen
- Bonus
- Zusatzbenefits/Variable Vergütung