Datenschutzerklärung (zuletzt aktualisiert am 01.03.2021)

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist: absence.io GmbH (nachfolgend “Absence”) als Betreiber von www.absence.io.

absence.io GmbH
Ridlerstraße 31
80339 München

Telefon: +49 89 416 143 314
E-Mail: datenschutz@absence.io

Allgemeine Angaben

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten durch Sie ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, die Daten bereitzustellen. Mögliche Folge, wenn Sie die Daten nicht bereitstellen, ist, dass Sie die Webseite von Absence vollständig oder teilweise nicht abrufen und die Inhalte entsprechend nicht sehen können.

1. Schutz Minderjähriger

Personenbezogene Daten von Personen, die das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, dürfen Sie uns nur zur Verfügung stellen, wenn das ausdrückliche Einverständnis der Erziehungsberechtigten vorliegt und der Nachweis uns vorgängig zugesandt wird.

2. Ihre Rechte

2.1 Erhalte einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht auf Erhalt eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, sofern dies die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt.

2.2 Auskunft zu Ihren personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, zu erfahren, ob wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen oder nicht, und Sie sind berechtigt, Auskunft darüber zu erhalten

  • wozu wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten;
  • welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten;
  • was wir mit Ihren personenbezogenen Daten tun;
  • wer Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten hat (und wo diese Zugriffsberechtigten ansässig sind);
  • wohin Ihre personenbezogenen Daten ggf. übermittelt werden;
  • wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren;
  • wie wir an Ihre personenbezogenen Daten gekommen sind, sofern Sie diese uns nicht unmittelbar selbst bereitgestellt haben;
  • welche Rechte Sie nach anwendbaren Gesetzen und Vorschriften besitzen, einschließlich des Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung; und
  • ggf., sofern eine Entscheidung Sie erheblich beeinträchtigt, wie unsere automatisierte Entscheidungsfindung funktioniert.

2.3 Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten

Sie sind berechtigt, sicherzustellen, dass Ihre von uns genutzten Daten richtig sind.

2.4 Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, bei uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu beantragen, sofern: a) wir die Daten nicht länger für einen bestimmten Zweck, z. B. eine vertragliche oder rechtliche Verpflichtung, benötigen; oder b) Sie Ihre Einwilligung zurückziehen, falls wir diese bei Erhebung der personenbezogenen Daten eingeholt haben; oder c) Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns auf der Grundlage eines von uns angegebenen berechtigten Interesses widersprechen, darin eingeschlossen Direktwerbung, es sei denn, wir können die dringende Notwendigkeit des berechtigten Interesses nachweisen.

2.5 Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen,
  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  • Absence die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, die Sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
  • Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe von Absence gegenüber Ihren überwiegen.

2.6 Erhalt der Daten in einem übertragbaren Format zwecks Weitergabe an einen anderen Verantwortlichen

Sie haben das Recht, Ihre auf der Rechtsgrundlage einer Einwilligung oder Vertragserfüllung bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten. Sie erhalten dann die personenbezogenen Daten, die Sie uns aktiv und wissentlich bereitgestellt haben, inklusive passiv von uns bei Ihrer Nutzung unserer Produkte oder Dienstleistung erhobene Daten.

2.7 Widerruf Ihrer Einwilligung

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Meinung zu ändern und Ihre Einwilligung zurückzuziehen.

2.8 Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage eines „berechtigten Interesses“

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage eines in diesen Datenschutzhinweisen aufgeführten „berechtigten Interesses“ verarbeiten, haben Sie unter Umständen das Recht, sich damit nicht einverstanden zu erklären und von uns die Einstellung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu diesem Zweck zu verlangen. Möglicherweise haben wir jedoch dringende Gründe, Ihre personenbezogenen Daten trotz Ihres Widerspruchs weiterhin zu verarbeiten. In solchen Fällen werden wir Ihnen dies entsprechend begründen. Sofern sich Ihr Widerspruch auf die Verarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung bezieht, werden wir Ihren Widerspruch jedoch in jedem Fall respektieren und umsetzen.

2.9 Widerspruch gegen automatisierte Entscheidungen

Sofern wir Tools oder Prozesse zur automatisierten Entscheidungsfindung anwenden und die daraus hervorgehenden Entscheidungen rechtliche Wirkung haben (z. B. im Rahmen der Überwachung des Zahlungsverkehrs), haben Sie das Recht auf Auskunft zu Logik, Bedeutung und möglichen Auswirkungen der Entscheidungsfindung. Sieh haben zudem das Recht auf menschliches Eingreifen, insbesondere sofern die automatisierte Entscheidungsfindung beim Abschluss eines Vertrags mit uns Anwendung findet. Unseren Entscheidungen können Sie durch Mitteilung Ihrer Ansicht widersprechen.

2.10 Beschwerde bei Ihrer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Falls Sie mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns oder unserer Beachtung Ihrer Rechte gemäß dieser Datenschutzhinweise nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, bei Ihrer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.

Hauptsächlich für Absence.io GmbH zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
poststelle@lda.bayern.de
+49 (0) 981 53 1300
Promenade 27
91522 Ansbach
Deutschland
https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html
Angaben zu den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden mit Kontaktdaten erhalten Sie hier: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_de

3. Daten welche wir erheben und die Zwecke zu welchen wir die Daten verwenden

Datenquelle Daten Zwecke
Benutzerregistrierung E-mail
Kennwort
Sicherung des Zugangs zu der Applikation.
Absence.io App

Durch Benutzereingabe und/oder Synchronisierung mit bestehenden Kalendern.
Abwesenheitsanfragen
Krankheitstage
Geburtstage
Personalfragebogen
Termine inkl. Beschreibung
Benutzer
Abteilung
Lohnbuchhaltung
Bankverbindung
Notfallkontakt
Bonus
Team
Standorte (Arbeitsort)
Kontingente
Arbeitspläne
Arbeitszeiten
Im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungserbringung und des AVV mit dem Kunden.

Diese Daten ermöglichen es Mitarbeitern und dem Arbeitgeber Ihre Arbeitszeiten zu planen und standardisierte Prozesse wie z.B. die Urlaubsplanung effizient durchzuführen.

Je nachdem welche Funktionen das Unternehmen nutzt, können alle oder nur teile der hier genannten Daten auf Benutzer der Applikation Anwendung finden.
Website (ohne Login) IP Adresse
Referrer
Click-Pfad
Zeit auf Seite
Wir nutzen diese Information zur Optimierung unserer Seite, damit unsere Besucher den für Sie relevanten Inhalt schneller bekommen.

4. Auftragsverarbeitungen

Absence übermittelt Ihre personenbezogenen Daten in folgendem Umfang an Auftragsverarbeiter:

  • Rechenzentren und IT-Serviceanbieter
  • Anbieter von Hosting-, Sicherungs- und Datenbankdiensten
  • SaaS Applikationen für Marketing und Sales Verwaltung, Kommunikation, Buchhaltung
  • Analyse- und Marketingdienste
  • Werbeagenturen
  • Kommunikationsdienstleister

Diese Dienstleister haben nur in dem Ausmaß auf Ihre Daten Zugriff, welcher für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Diese Dienstleister sind dazu verpflichtet, Ihre Daten gemäss dem von Absence geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag zu verarbeiten und unterliegen den Weisungen von Absence.

5. Übertragung von personenbezogenen Daten in Drittländer

Mit Empfängern in anderen Ländern (Drittstaaten) vereinbaren wir die Anwendung von EU-Standardvertragsklauseln, verbindlichen Unternehmensregelungen oder andere Massnahmen, um entsprechend den gesetzlichen Anforderungen ein „angemessenes Schutzniveau“ sicherzustellen.

6. Registrierung für unsere Dienste

Bei der Registrierung für die Nutzung unserer personalisierten Leistungen werden einige personenbezogene Daten erhoben, wie Name, Anschrift, Kontakt- und Kommunikationsdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Sind Sie bei uns registriert, können Sie auf Inhalte und Leistungen zugreifen, die wir nur registrierten Nutzern anbieten. Angemeldete Nutzer haben zudem die Möglichkeit, bei Bedarf die bei Registrierung angegebenen Daten jederzeit zu ändern oder zu löschen. Selbstverständlich erteilen wir Ihnen darüber hinaus jederzeit Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall für die Durchführung vorvertraglicher Handlungen oder die Durchführung der vertraglich geschuldeten Leistungen bei Bestandskunden, sowie unseren berechtigten Interessen an der Verbesserung unserer Leistungen, einem besseren Verständnis der Nutzung unserer Leistungen und der zielgerichteten Ansprache von Nutzern und Kunden.

7. Kommentarfunktion

Wenn Nutzer Kommentare im Blog hinterlassen, werden neben diesen Angaben auch der Zeitpunkt ihrer Erstellung und der zuvor durch den Webseitenbesucher gewählte Nutzername gespeichert. Dies dient unserer Sicherheit, da wir für widerrechtliche Inhalte auf unserer Website belangt werden können, auch wenn diese durch Benutzer erstellt wurden.

8. Newsletter

Wenn Sie von uns E-Mails mit Businesstipps, Produktneuheiten und Angeboten beziehen möchten können Sie sich für unser Newsletter anmelden. Eine Anmeldung für den Newsletter erfolgt über das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren. Sie geben Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters im Rahmen des jeweiligen sign-ups. Wir schicken Ihnen dann eine E-Mail, in der Sie ihre Anmeldung noch einmal bestätigen müssen. Damit bestätigen Sie Ihre Einwilligung, dass Sie unseren Newsletter erhalten wollen. Falls Sie unseren Newsletter nicht mehr erhalten wollen, können Sie Ihr Einwilligung zum Erhalt des Newsletters jederzeit zurückziehen. Klicken Sie dazu auf den Link am Ende der jeweiligen E-Mail oder senden Sie eine E-Mail an service@Absence.com.

Zur Zustellung des Newsletters werden die folgenden Daten erhoben: Anrede, Name, E-Mail-Adresse. Wir nutzen diese Informationen, um Sie per E-Mail über interessante Neuigkeiten sowie ähnliche Produkte oder Dienstleistungen aus unserem Sortiment zu informieren.

Hinweis zur Datenverarbeitung in den USA:

Nach der Rechtsprechung des EuGH (Urteil vom 16.07.2020, Az.: C-311/18 („Schrems II“)) besteht in den USA kein angemessenes Datenschutzniveau. Ferner kann es in den USA zu staatlichen Überwachungsmaßnahmen kommen, bei denen kein hinreichender Rechtsschutz gegen diese Maßnahmen in Anspruch genommen werden kann. Die Datenverarbeitung in den USA im Zusammenhang mit unserem Newsletter basiert insoweit auf Ihrer Einwilligung.

Der Versand der Newsletter erfolgt mittels unseres Auftragsverabeiters „MailChimp“, einer Newsletterversandplattform des US-Anbieters Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA. Die E-Mail-Adressen unserer Newsletterempfänger, als auch deren weitere, im Rahmen dieser Hinweise beschriebenen Daten, werden auf den Servern von MailChimp in den USA gespeichert. MailChimp verwendet diese Informationen zum Versand und zur Auswertung der Newsletter in unserem Auftrag. Wir haben mit MailChimp einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Dieser beinhaltet die EU-Standardvertragsklauseln zum Übertragen der Daten in die USA. Die Datenschutzbestimmungen von MailChimp finden Sie hier: https://mailchimp.com/legal/privacy

Newsletter Tracking

Um Ihnen einen noch besseren und für Sie interessanteren Newsletter mit genau auf Sie zugeschnittenen Angeboten und Themen schicken zu können, enthalten die Newsletter einen sog. „web-beacon“, d.h. eine pixelgroße Datei, die beim Öffnen des Newsletters von dem Server von MailChimp abgerufen wird.

Zu den statistischen Erhebungen gehört die Feststellung, ob die Newsletter geöffnet werden, wann sie geöffnet werden und welche Links geklickt werden (sog. Öffnungs- und Klickraten). Auf diesem Wege können wir den Erfolg unseres Newsletters messen und feststellen, ob die Inhalte weiterhin für Sie interessant sind. Diese Informationen können aus technischen Gründen den einzelnen Newsletter Empfängern zugeordnet werden. Die Auswertungen dienen dazu, die Lesegewohnheiten unserer Abonnenten zu erkennen und unsere Inhalte auf die Interessen anpassen zu können. Dadurch können wir Ihnen auf Sie zugeschnittene Angebote und Aktionen schicken. Die Verarbeitung erfolgt dabei gestützt auf unseren Interessen an der Reduzierung von Kosten, zielgerichteter Ansprache und Leistungsverbesserung sowie Reduzierung von unrelevanten Emails. Falls Sie kein Tracking des Newsletters wünschen melden Sie sich bitte von unserem Newsletter ab. Eine Abmeldung ist über den Link am Ende der jeweiligen E-Mail möglich.

9. Kontaktformular

Treten Sie per E-Mail oder Kontaktformular mit uns in Kontakt, werden die von Ihnen gemachten Angaben zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall für die Durchführung vorvertraglicher Handlungen oder die Durchführung der vertraglich geschuldeten Leistungen bei Bestandskunden.

10. Löschung bzw. Sperrung der Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung der genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. Angaben zu den Speicherfristen bei Cookies und Web-Technologien finden Sie im Abschnitt Cookies und Technologien.

11. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten

Wir treffen vertragliche, organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Alle Mitarbeiter sind zur Wahrung des Datengeheimnisses und zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen verpflichtet und wurden dementsprechend angewiesen.

Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server. Hierzu wird eine 256-bit-SSL (AES 256) Verschlüsselungstechnik eingesetzt.

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass Websites Dritter, die über mit unserem Dienstleistungsangebot verknüpfte Links zugänglich sind, unter Umständen anderen, von diesen Datenschutzhinweisen abweichenden Bestimmungen unterliegen.

12. Änderung unserer Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in den Datenschutzhinweisen umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gelten dann die neuen Datenschutzhinweise.

Bei Fragen zu unseren Datenschutzgrundsätzen kontaktieren Sie uns bitte unter: datenschutz@absence.io

13. Server Log Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Mit Ausnahme der strafrechtlichen Verfolgung des unerlaubten Gebrauchs unserer Website werden derartige Daten nur zu statistischen und leistungsbezogenen Zwecken ausgewertet.

Grundlage für die Datenverarbeitung sind unsere berechtigten Interessen in der Zurverfügungstellung unserer Onlineangebote und/oder die Durchführung vorvertraglicher Handlungen oder der vertraglich geschuldeten Leistungen bei Bestandskunden.

Cookies & andere Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die von einem Webseitenserver auf Ihre Festplatte übertragen werden. Hierdurch erhalten wir automatisch bestimmte Daten wie z.B. IP-Adresse, verwendeter Browser, Betriebssystem über Ihren Computer und Ihre Verbindung zum Internet. Cookies können nicht verwendet werden, um Programme zu starten oder Viren auf einen Computer zu übertragen. Anhand der in Cookies enthaltenen Informationen können wir Ihnen die Navigation erleichtern und die korrekte Anzeige unserer Website ermöglichen.

Sie können unsere Website auch grundsätzlich ohne Cookies betrachten sofern diese nicht essenziell sind. Internet-Browser sind regelmäßig so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Sie können die Verwendung von Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren.

Jeder Webbrowser bietet Möglichkeiten, um Cookies einzuschränken und zu löschen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie auf folgenden Websites:

Internet Explorer:
https://support.microsoft.com/de-de/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies

FireFox
https://support.mozilla.org/de/kb/Cookies-blockieren
https://support.mozilla.org/de/kb/cookies-und-website-daten-in-firefox-loschen

Google Chrome:
https://support.google.com/accounts/answer/61416?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=de
https://support.google.com/accounts/answer/32050?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=de

Safari:
https://support.apple.com/de-de/HT201265

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