Los expedientes de personal tradicionales en papel o en unidades compartidas son propensos a errores, poco claros y difíciles de gestionar. Un expediente digital de personal ofrece numerosas ventajas y se convertirá cada vez más en una necesidad en el futuro:

• Almacenamiento seguro y centralizado: Todos los documentos importantes de los empleados se guardan en un lugar central, protegidos frente a pérdidas o accesos no autorizados.
• Cumplimiento de la normativa de protección de datos: Nuestra solución cumple los requisitos del RGPD y garantiza una gestión legalmente conforme de los datos de personal sensibles.
• Acceso rápido y mejor organización: Los equipos de RRHH y los responsables pueden acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a los documentos que necesitan, sin tener que buscar en carpetas o estructuras de archivos complejas.
• Procesos automatizados: Los cambios de contrato, las nóminas o los plazos importantes se pueden gestionar más fácilmente sin necesidad de archivar o actualizar documentos manualmente.
• Ecológico y eficiente: Menos consumo de papel y una tramitación más rápida de las solicitudes hacen que la gestión de personal sea más sostenible y productiva.
• Seguridad jurídica a partir de 2027: Para muchos documentos relacionados con retribuciones y seguridad social será obligatorio el archivo digital y auditable. Los sistemas basados en papel o híbridos ya no cumplirán los requisitos de inspección y obligaciones de justificación.

Con un expediente digital de personal como absence.io ahorráis tiempo, minimizáis errores y creáis una gestión de RRHH segura, transparente y preparada para el futuro.

Al gestionar expedientes de personal debéis cumplir diversas normativas legales, especialmente en materia de protección de datos, conservación y obligaciones de justificación:

• Protección de datos (RGPD): Los datos de personal solo pueden tratarse con una finalidad determinada y deben estar protegidos frente a accesos no autorizados. Los empleados tienen además derecho a acceder a sus datos almacenados.
• Integridad y trazabilidad: Todos los documentos relevantes —como contratos de trabajo, documentos salariales o bajas por enfermedad— deben archivarse de forma completa y correcta.
• Plazos de conservación: Según el tipo de documento, se aplican distintos plazos legales (p. ej., 6 o 10 años). Una vez transcurridos, los datos deben eliminarse salvo que existan razones legales en contra.
• Derechos de acceso: Solo las personas autorizadas pueden acceder a los expedientes de personal. Por ello, los conceptos de roles y permisos son esenciales.
• Seguridad de auditoría: Los documentos deben almacenarse de forma inalterable, versionada y siempre trazable, especialmente en soluciones digitales.
• Obligaciones digitales a partir de 2027: Para muchos documentos relacionados con retribuciones y seguridad social será obligatorio el archivo digital y auditable. Los expedientes en papel o los sistemas híbridos ya no serán suficientes.

Un expediente digital de personal os ayuda a cumplir estos requisitos de forma fiable y a gestionar vuestros procesos de RRHH de manera segura y eficiente.

Sí – en absence.io vuestros datos de personal están seguros. La protección de los datos sensibles de RRHH es nuestra máxima prioridad y se basa en estándares modernos de seguridad y protección de datos:

• Conforme al RGPD: Todos los datos se procesan y almacenan de acuerdo con los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos.
• Alojamiento en Alemania: Sus datos se almacenan exclusivamente en servidores seguros ubicados dentro de Alemania.
• Cifrado: Los datos se cifran tanto durante la transmisión como en reposo.
• Controles de acceso: Mediante la asignación individual de roles y permisos, garantizáis que solo las personas autorizadas tengan acceso a información sensible.
• Actualizaciones de seguridad periódicas: Nuestros sistemas se monitorizan y actualizan continuamente para garantizar los más altos estándares de seguridad.

Así podéis estar seguros de que vuestros datos de personal están protegidos y gestionados de forma legalmente conforme en todo momento.