Es final de mes, hay que enviar la factura al cliente y las horas vuelven a estar repartidas por todas partes: una parte se anotó en Excel, otra en papelitos y el resto está en la cabeza del equipo. Antes de poder emitir y enviar la factura, hay que preguntar a cada persona cuántas horas ha dedicado al proyecto.
absence.io encaja a la perfección con agencias y consultoras que quieren gestionar el control horario, las ausencias, los expedientes de los empleados y los gastos en un software intuitivo, sin la complejidad de un sistema para grandes empresas. Precios transparentes desde 2,99 € por usuario al mes, sin permanencia mínima y listo para usar en pocas horas.
Retos habituales en agencias y consultoras
Aunque cada agencia trabaje a su manera, los mismos patrones se repiten una y otra vez:
La facturación supone cada vez un esfuerzo enorme. Antes de enviar una factura al cliente, hay que recopilar las horas con mucho trabajo y sumarlas. Esto suele ocurrir con prisas a final de mes y le cuesta mucho tiempo a la persona responsable.
Con el control horario por proyectos de absence.io puedes crear proyectos y clientes, y tu equipo imputa sus horas directamente en ellos. A final de mes, las horas acumuladas por proyecto aparecen claramente ordenadas. Además, el estado del proyecto te muestra en qué punto se encuentra cada uno.
Las horas de proyecto, las vacaciones y los gastos están en lugares distintos. Cada área tiene su propio archivo de Excel. Quien necesita una visión de conjunto tiene que ir reuniendo los datos a mano.
En absence.io, las horas de proyecto, las ausencias, los gastos y los expedientes de los empleados están en un único lugar. En el calendario del equipo ves de un vistazo quién está de vacaciones, de baja o de viaje de trabajo. Al solicitar una ausencia se puede indicar directamente quién hará la sustitución. Así sabes ya al planificar el proyecto quién faltará en la fase más intensa, y no solo cuando se acerca una entrega.
Nadie es oficialmente responsable de RRHH. En la mayoría de las agencias de este tamaño no existe un departamento de personal propio. Las solicitudes de vacaciones, las horas de proyecto y los gastos acaban en la administración de la oficina o en la dirección.
Con absence.io, los empleados solicitan sus vacaciones y presentan sus gastos de forma digital por sí mismos. La aprobación se hace en pocos clics y los días de vacaciones restantes se calculan automáticamente. De este modo, estas tareas se pueden despachar sobre la marcha, sin necesidad de una persona dedicada a ellas.
Un software para grandes empresas resulta demasiado complicado. Muchas suites de RRHH están pensadas para estructuras de grandes grupos con su propio departamento de personal. Para las pequeñas y medianas empresas, esto suele significar: mucho esfuerzo de configuración, funciones que nunca se usan y un precio que no guarda relación con el beneficio.
absence.io está pensado para pequeñas y medianas empresas. El software es claro, la configuración no es un proyecto de TI y tu equipo se maneja sin necesidad de largas formaciones.
¿Cuándo compensa el cambio?
Pasar de Excel y herramientas sueltas a un software centralizado siempre merece la pena, pero como muy tarde es el momento cuando:
- Tu equipo crece y las listas dispersas son cada vez más difíciles de controlar
- La facturación manual por proyectos o clientes te cuesta mucho tiempo cada mes
- Aumentan las exigencias de cumplimiento normativo, como documentar el tiempo de trabajo de forma fiable
Conclusión
Para agencias y consultoras que quieren gestionar de forma centralizada, con seguridad jurídica y sin complejidad innecesaria las horas de trabajo, las vacaciones, los datos del personal y los gastos, absence.io es la solución ideal.
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