Es ist Ende des Monats, die Rechnung an den Kunden muss raus und die Stunden sind wieder überall verteilt: Ein Teil wurde in Excel eingetragen, ein anderer Teil auf Zetteln notiert und der Rest ist in den Köpfen der Mitarbeitenden. Bevor die Rechnung erstellt und geschickt werden kann, muss bei den Mitarbeitenden erst einmal nachgefragt werden, wer wie viele Stunden für das Projekt gearbeitet hat.
absence.io passt perfekt zu Agenturen und Beratungen, die Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Personalakten und Spesen in einer intuitiven Software, ohne Enterprise-Overhead, abbilden möchten. Transparente Preise ab 2,99 € pro Nutzer pro Monat, keine Mindestvertragslaufzeit und in wenigen Stunden startklar.
Typische Herausforderungen in Agenturen und Beratungen
Auch wenn jede Agentur individuelle Abläufe hat, tauchen immer wieder die gleichen Muster auf:
Die Zeiterfassungspflicht gilt auch für Agenturen. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitszeiten lückenlos dokumentiert werden, unabhängig von Arbeitszeitmodell und Unternehmensgröße. Wer Arbeitszeiten aus einem Mix von Excel-Listen und Zetteln dokumentiert, hat am Ende doppelten Aufwand und vermutlich trotzdem Lücken.
Mit absence.io erfassen eure Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten direkt digital, am Desktop oder per App. Alles landet an einem Ort und ist jederzeit einsehbar. Ihr müsst also kein Listen-Chaos mehr zusammenführen.
Die Abrechnung bedeutet jedes Mal extremen Aufwand. Bevor eine Rechnung an den Kunden geschickt werden kann, müssen Stunden zuerst mühsam gesammelt und zusammengerechnet werden. Das passiert meist unter Zeitdruck am Monatsende und kostet die zuständige Person Zeit.
Mit der Projektzeiterfassung von absence.io könnt ihr Projekte und Kunden anlegen und eure Mitarbeitenden buchen ihre Arbeitszeiten direkt darauf. Am Monatsende stehen die gesammelten Stunden pro Projekt übersichtlich dargestellt zur Verfügung. Über den Projektstatus könnt ihr zudem sehen, wo jedes Projekt gerade steht.
Projektstunden, Urlaube und Spesen sind an verschiedenen Orten abgelegt. Jeder Bereich hat seine eigene Excel-Datei. Wer einen Gesamtüberblick braucht, muss die Daten erst mühsam zusammensuchen.
Projektzeiten, Abwesenheiten, Spesen und Personalakten liegen bei absence.io an einem Ort. Im Teamkalender seht ihr auf einen Blick, wer gerade im Urlaub, krank oder auf Dienstreise ist. Bei der Beantragung einer Abwesenheit lässt sich direkt eine Vertretung festlegen. So wisst ihr schon bei der Projektplanung, wer in der heißen Phase fehlt, und nicht erst, wenn eine Abgabe ansteht.
Niemand ist offiziell für HR zuständig. In den meisten Agenturen dieser Größe gibt es keine eigene Personalabteilung. Urlaubsanträge, Projektzeiten und Ausgaben landen im Office Management oder der Geschäftsführung.
Mit absence.io stellen Mitarbeitende Urlaubsanträge und reichen Spesen selbst digital ein. Die Freigabe funktioniert mit wenigen Klicks und Resturlaubstage werden automatisch berechnet. So können diese Aufgaben auch nebenbei abgearbeitet werden, ohne dafür einen eigenen Zuständigen zu brauchen.
Eine Enterprise-Software fühlt sich zu kompliziert an. Viele große HR-Suiten sind auf Konzernstrukturen mit eigener Personalabteilung ausgelegt. Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet das oft: hoher Einrichtungsaufwand, Funktionen, die nie genutzt werden und ein Preis, der nicht im Verhältnis zum Nutzen steht.
absence.io ist für kleine und mittlere Unternehmen gebaut. Die Software ist übersichtlich, die Einrichtung ist kein IT-Projekt und eure Mitarbeitenden finden sich ohne lange Schulung zurecht.
Wann lohnt sich der Umstieg?
Der Wechsel von Excel und Einzellösungen zu einer zentralen Software lohnt sich immer, aber spätestens bei diesen Punkten wird es wirklich Zeit:
- Euer Team wächst und die verteilten Listen werden unübersichtlicher
- Die manuelle Abrechnung nach Projekten oder Kunden kostest jeden Monat viel Zeit
- Neue gesetzliche Anforderungen kommen dazu, wie die elektronische Speicherung von Entgeltunterlagen ab 2027
Fazit
Für Agenturen und Beratungen, die Arbeitszeiten, Urlaube, Personaldaten und Spesen zentral, rechtssicher und ohne Enterprise-Overhead verwalten möchten, ist absence.io die ideale Lösung.
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