Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 gilt: Arbeitszeiten müssen erfasst werden. Seitdem taucht immer wieder dieselbe Frage auf: “Gilt das wirklich für alle oder gibt es Ausnahmen?”
Gilt die Zeiterfassungspflicht aktuell?
Kurz gesagt: Ja, die Zeiterfassungspflicht gilt.
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgebende dazu verpflichtet sind, Beginn und Ende der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden zu erfassen.
Was hat das Arbeitszeitgesetz mit der Zeiterfassungspflicht zu tun?
Wer nach Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht sucht, landet schnell beim Arbeitszeitgesetz, denn dort ist geregelt, für welche Personen das Arbeitszeitgesetz nicht gilt.
Für wen gilt das Arbeitszeitgesetz nicht?
In § 18 des Arbeitszeitgesetzes wird aufgezählt, für wen das Gesetz nicht gilt:
- leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes
- Chefärztinnen und Chefärzte
- Leitungen öffentlicher Dienststellen und deren Vertretungen sowie Beschäftigte im öffentlichen Dienst, die selbstständig über Personalangelegenheiten entscheiden
- Beschäftigte, die mit den ihnen anvertrauten Personen in häuslicher Gemeinschaft leben und diese eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen
- der liturgische Bereich von Kirchen und Religionsgemeinschaften
Wer gilt als leitende Angestellte?
Für die meisten Unternehmen ist das die relevanteste Ausnahme und gleichzeitig die, die zu den meisten Missverständnissen führt. Personen mit Titeln wie “Head of” oder “Teamlead” sind nicht automatisch leitende Angestellte.
Nach § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz gilt als leitender Angestellter, wer zum Beispiel:
- selbstständig Mitarbeitende einstellen und entlassen darf
- Generalvollmacht oder Prokura hat
- regelmäßig Aufgaben übernimmt, die für den Bestand und die Entwicklung des Unternehmens wichtig sind, und dabei im Wesentlichen weisungsfrei entscheidet
Gelten die Ausnahmen des Arbeitszeitgesetzes auch für die Zeiterfassungspflicht?
Kurz gesagt: Nein, aktuell gelten keine Ausnahmen bei der Zeiterfassungspflicht.
Die Zeiterfassungspflicht steht aktuell (Stand: Oktober 2026) noch nicht im Arbeitszeitgesetz. Somit greifen auch die Ausnahmen dieses Gesetzes aktuell nicht für die Zeiterfassung. Dort ist bisher nur festgelegt, dass Arbeitszeiten, die über 8 Stunden pro Werktag gehen, aufgezeichnet werden müssen.
Das soll sich aber ändern: Nach einem Referentenentwurf vom Juni 2026 soll die Zeiterfassungspflicht auch ins Arbeitszeitgesetz aufgenommen werden. Die Ausnahmen aus § 18 würden dann auch für die Zeiterfassung gelten. Beschlossen ist dieser Entwurf aber noch nicht.
Bis dahin bleibt eine Lücke. Die IHK Rhein-Neckar geht davon aus, dass die Pflicht für leitende Angestellte aktuell nicht gilt. Ihre Begründung:
- Das Bundesarbeitsgericht bezieht die Pflicht auf Arbeitnehmende im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes. Für leitende Angestellte sieht dieses Gesetz eigene Regeln vor.
- Auch eine Auslegung im Sinne der EU-Richtlinien zu Arbeitszeit und Arbeitsschutz spricht gegen eine Erfassungspflicht für leitende Angestellte.
- Der Referentenentwurf ändert an den Ausnahmen in § 18 nichts.
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Jugendliche und Azubis?
Für Jugendliche unter 18 Jahren gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz, § 18 Abs. 2 ArbZG.
Arbeitgebende müssen der Aufsichtsbehörde Unterlagen vorlegen können, in denen die Beschäftigungszeiten der Jugendlichen dokumentiert sind. Diese Unterlagen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.
Auszubildende ab 18 Jahren fallen unter das Arbeitszeitgesetz.
Gelten für bestimmte Arbeitszeitmodelle Ausnahmen?
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie durch bestimmte Arbeitsmodelle von der Pflicht befreit sind. Das stimmt nicht:
- Vertrauensarbeitszeit: Mitarbeitende können ihre Zeit weiterhin frei einteilen, erfasst werden muss sie aber trotzdem
- Homeoffice und mobiles Arbeiten: Der Arbeitsort spielt keine Rolle für die Aufzeichnungspflicht
- Teilzeit: Auch reduzierte Stunden müssen erfasst werden
- Minijobs: Hier gilt eine eigene Aufzeichnungspflicht nach dem Mindestlohngesetz. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen spätestens am 7. Tag nach der Arbeitsleistung dokumentiert sein
- Kleine Teams: Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße
Was bedeutet das für dein Unternehmen?
Die Zeiterfassungspflicht gilt unabhängig von Arbeitsmodell, Arbeitsort oder Stundenumfang.
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Wichtig: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, sondern dient ausschließlich der Information. Er soll eine individuelle Rechtsberatung nicht ersetzen, sondern lediglich wichtige Hinweise zum Thema Zeiterfassung liefern.