Keine Stempeluhr, keine Kontrolle, sondern vermeintlich volles Vertrauen ins Team. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, Mitarbeitende teilen sich ihre Arbeitszeit selbst ein, ohne feste Vorgaben durch die Führungskraft. Das klingt nach einem modernen Arbeitszeitmodell und vor allem wachsende Unternehmen setzen darauf. Kein Bürokratie-Gefühl, sondern einfach: Wir vertrauen euch.
Nur: Was passiert eigentlich, wenn niemand mehr genau weiß, wie viel wirklich gearbeitet wird? Genau da fängt’s an, kompliziert zu werden.
2 Muster, die immer wieder auftauchen
Fall 1: Es wird zu wenig geliefert und das fällt zu spät auf
Ohne Zeiterfassung dauert es meistens eine Weile, bis wirklich klar wird, dass zu wenig gearbeitet wird. Genau dann wird’s schwierig: Wird zu wenig gearbeitet und ist das der Grund für die geringe Leistung? Lisas Ergebnisse beispielsweise werden seit Wochen immer dünner, ohne klar erkennbaren Grund. Erst im Quartalsgespräch stellt sich heraus: Ihre Arbeitszeit lag in den letzten Wochen nur noch bei 30 Stunden pro Woche.
Fall 2: Es werden Überstunden gemacht, ohne Nachweis
Der deutlich häufigere Fall: Aus vereinbarten 40 Stunden werden über die Zeit 55 oder 60 Stunden, ohne dass es irgendwo festgehalten wird. Der Mitarbeitende selbst merkt das zwar, aber ohne Aufzeichnung fehlt die Grundlage, dies gegenüber dem Chef wirklich zu belegen.
Was macht die Führung, wenn sie solche Unstimmigkeiten vermutet? Meistens: informelle Kontrolle. Online-Status in Slack checken, Antwortzeiten auf E-Mails im Blick behalten oder schauen, wie voll der Kalender ist. Das Paradoxe daran: Am Ende wird sogar mehr kontrolliert als bei klassischer Zeiterfassung.
Der falsche Freund
Mit Anfang 20 wurde uns – ich habe damals in einem kleinen E-Commerce Startup gearbeitet – die Vertrauensarbeitszeit als Benefit verkauft. “Ihr könnt arbeiten, wann ihr wollt und wenn du das in 30 Stunden schaffst anstatt in 40, kannst du den Rest der Zeit an die Isar.” Wir haben das natürlich alle geglaubt, das Ganze als familiären Vertrauensfaktor wahrgenommen nach dem Motto: “Keine Kontrolle, die vertrauen uns voll, super hip und modern!” Das Ende vom Lied: es war das genaue Gegenteil von einem Benefit. Wir wurden mit Projekten bestückt, die man niemals in 40 Stunden hätte schaffen können. 60 Stunden die Woche waren keine Seltenheit. Das sind 20 Überstunden die Woche und 80 im Monat. Das Problem war: Die gingen auf unsere eigene Rechnung. Keine Auszahlung, kein Überstundenabbau. Und warum? Weil wir keine Belege für die Überstunden hatten. Die Crux: Vertrauensarbeitszeit. Am Ende sind wir natürlich alle abgehauen, junge motivierte Leute mit Leidenschaft für das Thema und das Business. Als Personalverantwortlicher war für mich später klar: Ich werde niemals mit Vertrauensarbeitszeit arbeiten. Das ist ein “falscher Freund” für alle Beteiligten. Lasst die Leute digital stempeln und am Ende sind alle happy. Keiner meiner Leute fand sich dadurch jemals kontrolliert, ganz im Gegenteil.
Der Gesundheitsaspekt
Ferdis Geschichte zeigt vor allem eins: Ohne Aufzeichnung bleibt Überlastung meistens unsichtbar, bis es zu spät ist. Und genau das kann Folgen für die Gesundheit haben. Ohne Referenzpunkt entsteht bei vielen Mitarbeitenden ein innerer Druck, die eigene Leistung ständig unter Beweis stellen zu müssen. Schneller antworten, länger online bleiben und mehr liefern, nur damit die eigene Arbeit auch ohne Zeiterfassung klar sichtbar bleibt. Dieser Druck führt zu Erschöpfung und Überlastung, die sich schleichend entwickeln und lange unbemerkt bleiben können.
Ist Vertrauensarbeitszeit überhaupt noch erlaubt?
Kurze Antwort: Ja, aber nicht ganz so, wie viele denken.
Rechtlich gesehen ist Vertrauensarbeitszeit als Modell, also als flexible Einteilung der Arbeitszeit ohne feste Vorgaben, nicht verboten. Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung ist dagegen ein Missverständnis: Die gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung schreibt nämlich vor, dass Beginn und Ende der tatsächlichen Arbeitszeit erfasst werden müssen, unabhängig von der Unternehmensgröße und dem gewählten Arbeitszeitmodell.
Heißt im Klartext: Vertrauensarbeitszeit ist erlaubt, aber nicht ganz ohne Aufzeichnung. Wer meint, „Vertrauen“ bedeute automatisch „keine Dokumentation“, bewegt sich außerhalb der geltenden Rechtslage.
Zeiterfassung schafft Sicherheit für beide Seiten
Zeiterfassung schafft kein Misstrauen, sondern Sicherheit für beide Seiten:
- Mitarbeitende sind vor Ausbeutung geschützt, weil Mehrarbeit sichtbar wird
- Arbeitgeber sind rechtlich abgesichert und müssen nicht auf informelle Kontrolle über Slack-Status oder Antwortzeiten setzen
Ein hybrides Modell macht beides möglich: Gleitzeit mit Rahmenzeiten und einer definierten Höchstarbeitszeit, wobei die Arbeitszeit digital erfasst wird. Die Flexibilität bleibt, das Team entscheidet weiterhin selbst, wann gearbeitet wird.
Fazit
Zeiterfassung ist kein Widerspruch zum Vertrauen im Team, sondern vielmehr die Grundlage dafür, dass dieses Vertrauen auch auf Dauer bestehen bleibt: für Mitarbeitende, die vor Überlastung geschützt sind und für Arbeitgeber, die rechtlich auf der sicheren Seite sind.
Digitale Zeiterfassung bedeutet nicht weniger Flexibilität, ganz im Gegenteil: Es ist sogar einfacher, die Arbeitszeit genau dann zu erfassen, wenn wirklich gearbeitet wird, egal ob Montagmorgen um 6 oder Sonntagabend um 10.
Mit absence.io lässt sich das super umsetzen: Die digitale Zeiterfassung passt sich flexiblen Arbeitszeitmodellen einfach an, ganz ohne Einschränkungen oder Mehraufwand für euer Team. Die Flexibilität der Vertrauensarbeitszeit bleibt genauso, nur seid ihr zusätzlich rechtlich abgesichert.
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