«¿En qué se basan realmente las 35 horas de la factura?» Una pregunta que conocen todos los proveedores de servicio. Si solo tienes una estimación aproximada, primero tendrás que buscar y luego explicar todo detenidamente. Si has registrado las horas correctamente y las has asignado al proyecto, inmediatamente puedes comprobar el tiempo planificado.
Para eso existe el registro de horas a base de proyectos. En este artículo descubrirás cómo funciona, cuándo hace sentido y qué deberías observar al configurarlo.
¿Qué se entiende por registro de horas por proyecto?
En el registro de horas por proyecto, las horas de trabajo se asignan a un proyecto o a un cliente determinado. Así siempre puedes ver cuántas horas se han trabajado por proyecto, lo que es importante p.ej. para la facturación o para un análisis de costos una vez terminado el proyecto.
¿Cuál es la diferencia entre registro de horas por proyecto y registro de horas de trabajo regular?
Con el registro de horas regular se anota cuándo y cuánto tiempo una persona ha trabajado en general. El registro de horas por proyecto indica adicionalmente en qué ha trabajado. Es decir los dos están vinculados. Al registrar los tiempos por separado, uno corre el riesgo de que se anoten dos veces. Por eso lo mejor es que ambos estén incluidos en un mismo software.
Cómo saber si necesitas el registro de horas por proyecto
Independientemente de si son agencias, consultorías, proveedores de servicios informáticos, bufetes de abogados u oficinas de ingeniería: Si tiempo es una parte esencial de lo que venden o invierten, surge la pregunta por las horas dedicadas al proyecto. Las siguientes situaciones son típicas:
- Tu empresa factura por tiempo programado y cada vez tienes que buscar y sumar las horas. Las horas trabajadas se han anotado en diferentes listas Excel, en papelitos o están grabadas tan solo en la cabeza de los empleados. Antes de enviar la factura, es necesario preguntar mucho y sumarlo.
- Son tarifas planas que factura tu empresa – y al final, no sabes si el proyecto ha sido rentable. Si calculas con precios cerrados, el monto total de la factura está definido desde el principio. Solamente las horas realmente registradas pueden mostrar si el tiempo programado para el proyecto encaja con él.
- Los presupuestos se basan en estimaciones. Sin poder recurrir a experiencias con proyectos anteriores, es necesario estimar y calcular a grandes rasgos cada nuevo presupuesto. El resultado son pedidos que no salen rentables o presupuestos demasiado altos.
- Tu empresa trabaja en varios proyectos a las vez y falta una visión general. Sin sistema central, resulta difícil desglosar claramente quién trabaja en qué, cuál es el avance de un proyecto y quién falta en las fases críticas.
- Los clientes preguntan cómo se compone el tiempo programado. Sin documentar las horas trabajadas por un proyecto, será difícil justificar las facturas sin discusiones.
Así es cómo absence.io resuelve estos problemas
- Buscar y sumar horas: Con el registro de horas por proyecto puedes crear proyectos y clientes y tus empleados registran sus horas de trabajo directamente a base de ellos. Así que desde un principio, las horas están asignadas correctamente tanto al proyecto como también al cliente. En cualquier momento, puedes generar un informe estructurado y exportarlo. En él ves quién ha trabajado cuántas horas en qué proyecto.
- Facturar con tarifas planas: También en este caso, tus empleados registran sus horas de trabajo por correspondiente proyecto. El informe exportado muestra cuántas horas se asignaron realmente al proyecto, lo que te permite compararlas con el precio acordado.
- Calcular presupuestos: Dado que las horas trabajadas por proyecto y cliente están registradas de manera estructurada, puedes hacer un análisis una vez finalizado el proyecto. Así sabes cuánto tiempo ha costado realmente un proyecto comparable y tienes una buena base para el siguiente presupuesto.
- No perder la visión general: Para cada proyecto puedes indicar un estatus. De esta manera puedes mostrar en qué punto está. Además, absence.io también ofrece la gestión de vacaciones y otras ausencias. En el calendario empresa puedes ver de una vez quién está de vacaciones, de baja o de viaje de trabajo. Al solicitar una ausencia, es posible nombrar directamente un sustituto. Así sabes ya al inicio del proyecto quién faltará – y no solo en el momento en que hay que hacer una entrega.
- Responder a las preguntas de clientes: Gracias a las horas registradas por cliente y proyecto, puedes justificar el tiempo programado de forma comprensible si un cliente lo pregunta.
Registro de horas por proyecto en Excel
Para un equipo muy pequeño con solo pocos proyectos, una hoja Excel bien gesionada puede ser suficiente. Muchas empresas empiezan exactamente así, p.ej. con una plantilla Excel para el registro de horas.
No obstante, Excel llega a su límite en las situaciones siguientes:
- Varios empleados apuntan sus horas en diferentes archivos – y las versiones no coinciden.
- Es necesario sumar las horas manualmente por proyecto y cliente a fin de mes.
- Las vacaciones y los días de baja hay que tenerlos en cuenta por separado.
- No hay una visión general quién trabaja en qué y quién está ausente y cuándo.
Es precisamente entonces cuando vale la pena pasar a un software en que las horas se asignan directamente al proyecto correcto.
¿Qué es de importancia al elegir un software con registro de horas por proyecto?
Estas preguntas te ayudan a tomar una decisión:
- Sencillez: ¿Es posible registrar las horas rápidamente en el día a día? Recuerda que solamente las cosas sencillas las usan todos.
- Conexión con ausencias: ¿Están las vacaciones y los días de baja en el mismo sistema, para que las horas y las ausencias cuadren?
- Alcance: ¿Necesitas una herramienta de gestión de proyectos integral o es suficiente un registro de horas por proyecto sencillo?
- Configuración y costo: ¿Cuánto tiempo tarda configurar el software y están transparentes los precios?
Cómo introducirlo con éxito
- Definir proyectos y clientes: Decide de antemano cómo quieres estructurar tus proyectos.
- Acordar reglas uniformes: ¿Cuándo y cómo se registran las horas?
- Incorporar al equipo desde el primer día: El valor agregado solo se muestra si todos trabajan con el software.
- Sacar provecho de los informes: Si revisas regularmente cuántas horas se han dedicado a los diferentes proyectos, puedes recurrir a estas informaciones al calcular tus siguientes presupuestos.
Conclusión
El registro de horas por proyecto desglosa el tiempo programado y facilita considerablemente la facturación. Hace sentido usarlo si hay varios proyectos en curso y es necesario comprobar las horas. Además, te ahorras tiempo al gestionar las horas de proyecto, las ausencias y los expedientes del personal en un solo software.
Con absence.io puedes usar la gestión de horas por proyecto a título de prueba, de manera gratuita durante 15 días. O te reservas una demostración de producto para ver cómo funciona.