Si buscas «Outlook fuera de la oficina» en Google, la cantidad de guías y reglas ya hace sospechar lo complicado que debe de ser usar Outlook para gestionar las vacaciones.
Y de eso trata precisamente este artículo: para qué resulta útil la gestión de vacaciones con Outlook, dónde llega a sus límites y por qué unas cuantas funciones sueltas no hacen todavía una gestión de vacaciones que funcione.
Qué puede hacer Outlook en la gestión de vacaciones
Entradas de calendario para las ausencias
Puedes añadir a tu calendario una cita «Vacaciones», y así la ausencia queda documentada para ti.
Mensaje de fuera de la oficina y respuestas automáticas
Quien te escriba un correo durante tus vacaciones recibe automáticamente una respuesta indicando que no estás disponible, siempre que el mensaje se haya configurado antes correctamente.
Compartir el calendario con el resto del equipo
Con los permisos adecuados, los miembros del equipo pueden ver tu calendario y saber así cuándo estás fuera.
Sustitución en vacaciones con la función de delegados
Puedes configurar la sustitución durante las vacaciones en Outlook con la función «Delegados», que permite dar a una persona de tu equipo acceso a tu calendario, tu buzón o a determinadas carpetas. Lo que falta es la vinculación automática con las vacaciones: también aquí hay que dar el acceso manualmente, no está ligado al periodo de vacaciones y, por tanto, hay que volver a desactivarlo cuando regresas.
Para equipos pequeños esto puede bastar. Pero incluso con 10 empleados, activar manualmente estas «funciones» resulta engorroso y cada persona tiene que mantenerlo por su cuenta. Outlook en sí no ofrece un verdadero planificador de vacaciones que haga todo esto de forma automática.
Qué no puede hacer Outlook
Sin cálculo automático de las vacaciones restantes
Cuántos días de vacaciones quedan o cuántos pasan al año siguiente hay que calcularlo a mano, normalmente en una lista de Excel aparte.
Sin vista general centralizada para todo el equipo
Cada persona mantiene su propio calendario, pero nadie tiene automáticamente la visión de conjunto de todas las ausencias.
Sin control horario
Las entradas de calendario de Outlook no registran el tiempo de trabajo. Para eso hace falta un sistema propio.
Sin expediente digital del empleado
Los datos personales, los contratos o los certificados no se pueden gestionar en Outlook. Eso se hace por separado en carpetas, correos o expedientes en papel.
La solución óptima: absence.io
En lugar de convertir Outlook, con cada vez más reglas y excepciones, en una gestión de vacaciones, absence.io ofrece la gestión de ausencias, el control horario y el expediente digital del empleado en un software intuitivo que se configura en pocas horas.
Y lo mejor: absence.io se conecta directamente con Outlook. Las ausencias aparecen automáticamente en tu calendario habitual, pero además se registran de forma centralizada, con cálculo automático de las vacaciones restantes, sustituciones claras y una vista general en la que todo el equipo se ve de un vistazo.
Alt text captura: Captura de pantalla del software absence.io: calendario del equipo en el portátil, control horario y resumen de saldos en el móvil
Conclusión
Outlook puede cubrir aspectos aislados de la gestión de vacaciones. Lo que le falta es una vista general centralizada, cálculos automáticos y una documentación fiable. Con absence.io obtienes justo eso en una configuración intuitiva, sin tener que renunciar a Outlook.
¡Pruébalo por tu cuenta y comprueba lo sencilla y clara que puede ser la gestión de vacaciones!