Control_horas_final.xlsx. Control_horas_final_nuevo.xlsx. Control_horas_final_nuevo_v3_Jana.xlsx. Los que registran horas por proyecto en Excel, probablemente conocen esta situación: en algún momento existen varias versiones del documento – y nadie sabe con certeza cuál es la actual.
El motivo por qué tantos equipos empiezan con Excel
La mayoría de las empresas ya tiene Excel, no cuesta nada extra y todo el mundo sabe usarlo. Es fácil crear una hoja de cálculo para el registro de horas por proyecto y existen plantillas gratuitas para descargar, p.ej. nuestra plantilla de Excel para el control de horas. Puede ser suficiente para una persona individual o un equipo pequeño, con tan solo pocos proyectos. Lo importante es que existen reglas claras acerca de quién anota qué y cuándo, y un solo archivo central. El caos empieza cuando se suman más empleados, hay más proyectos y se requiere una análisis más profundo.
Los 7 problemas al registrar horas por proyecto en Excel
Incluso la mejor plantilla Excel para el registro de horas por proyecto, tarde o temprano abarca los siguientes problemas:
- Varios archivos y versiones. Cada persona lleva su propia lista, o todos trabajan en el mismo archivo uno tras otro. A final de cuentas, los registros ya no cuadran – y nadie sabe quién cambió qué.
- Las horas se han olvidado o se anotan posteriormente. Excel no tiene función de recordatorio. Los que anotan las horas solamente al final del mes, muy a menudo ya no recuerdan las cifras exactas.
- Las fórmulas se rompen. Una celda que ha sido desplazado o un formato de hora equivocado son suficientes para que las sumas ya no están correctas. Muchas veces, ni siquiera se nota hasta que ya no cuadran las horas registradas y las facturas.
- Cuesta tiempo sacar los informes. ¿Cuántas horas se han dedicado a un proyecto o a un cliente? Otra vez hay que sumar los datos.
- Las horas registradas por proyecto y las ausencias se gestionan de manera separada. Hay diferentes listas para las vacaciones y los días de baja. Para llegar a tener una visión general acerca de quién trabaja en qué y quién está ausente, es necesario rebuscar y juntar los datos – un trabajo muy laborioso.
- Apenas es posible controlar el acceso. Los que puede abrir el archivo, por regla general pueden ver los registros de horas de todo el equipo.
- No crece con la empresa. Lo que funciona con 5 personas se convierte en una obra de construcción duradera con 30 personas.
¿Cuánto cuesta Excel realmente? Un ejemplo de cálculo
Excel no requiere la compra de un software adicional. Pero el tiempo que uno invierte en su gestión, cuesta – y mucho. Aquí tienes un ejemplo de cálculo (puedes adaptarlo fácilmente a tu situación):
- A 20 empleados les cuesta 10 minutos por semana respectivamente para anotar horas posteriormente y ajustarlas. Son aprox. 3,3 horas por semana y aprox. 14 horas por mes.
- A este monto se suman 4 horas adicionales al mes para sacar informes y sumar todo.
- En total son unas 18 horas por mes.
- Suponiendo un costo interno de 45 € por hora, llegamos a tener aprox. 830 € al mes, lo que significa aprox. 10.000 € al año.
Incluso si solo ahorras la mitad, quedan unos 410 € al mes. Se trata de un ejemplo de cálculo, no de una previsión. Tus cifras pueden ser más bajas o más altas.
Cómo absence.io resuelve estos problemas
- Diferentes archivos, versiones y crecimiento de la empresa: Todos registran sus horas de trabajo en un solo lugar. Nuevos empleados y nuevos proyectos se pueden añadir fácilmente.
- Horas olvidadas: Gracias al reloj de fichaje en el ordenador o en la app, los empleados registran su tiempo mientras trabajan y asignan las horas directamente a un proyecto y a un cliente. Por consiguiente, nadie tiene que añadir horas de memoria al final del mes.
- Fórmulas rotas e informes laboriosos: Los totales se calculan automáticamente. El informe estructurado muestra quién ha trabajado cuántas horas en qué proyecto, y puedes generar y exportarlo en cualquier momento.
- Horas y ausencias: Con absence.io también puedes gestionar las vacaciones y otras ausencias. El calendario empresa muestra de un vistazo quién está de vacaciones, de baja o de viaje de negocios. Adicionalmente, al solicitar una ausencia uno puede escoger directamente a su sustituto. El estatus del proyecto muestra en qué fase se encuentran tus proyectos.
- Acceso: Tú decides quién puede ver las horas registradas y quién no.
Así funciona el cambio de un archivo Excel a un software con registro de horas por proyecto
- Revisar listas existentes: ¿Cuáles son tus proyectos y quiénes son tus clientes – y quién maneja qué actualmente?
- Crear proyectos y clientes: Decide de antemano cómo quieres estructurar tus proyectos y clientes.
- Involucrar al equipo desde el primer día: Solamente tienes un valor agregado si todos trabajan realmente con el software. Por eso es importante que las antiguas listas de Excel no siguen en paralelo.
Conclusión
A largo plazo, Excel raras veces es una buena solución para registrar horas por proyecto. Con más empleados y proyectos, más tiempo cuestan las versiones, los registros posteriores y los informes – y más dinero, de lo que la hoja de cálculo ahorró al principio. El que gestiona las horas de proyecto, las ausencias y los expedientes del personal en un solo software, simplemente ahorra tiempo.
Con absence.io puedes usar la gestión de horas por proyecto a título de prueba, de manera gratuita durante 15 días. O te reservas una demostración de producto para ver cómo funciona.