Zeiterfassung_final.xlsx. Zeiterfassung_final_neu.xlsx. Zeiterfassung_final_neu_v3_Jana.xlsx. Wer Projektstunden in Excel erfasst, kennt dieses Spiel: Irgendwann gibt es mehrere Versionen und niemand weiß genau, welche die aktuelle ist.
Warum so viele mit Excel starten
Excel gibt es meistens schon, kostet nichts extra und jeder kann es bedienen. Eine Excel-Tabelle für die Projektzeiterfassung ist schnell angelegt und kostenlose Vorlagen gibt es zum Download, zum Beispiel unsere Zeiterfassungs-Vorlage in Excel. Für eine Einzelperson oder ein sehr kleines Team mit wenigen Projekten kann das ausreichen. Wichtig sind dann feste Regeln, wer wann wie einträgt, und eine zentrale Datei. Das Chaos beginnt, sobald mehr Mitarbeitende, mehr Projekte und mehr Auswertungen dazukommen.
7 Probleme bei der Projektzeiterfassung in Excel
Auch mit der besten Excel-Vorlage für die Projektzeiterfassung tauchen diese Probleme früher oder später auf:
- Mehrere Dateien und Versionen. Jede Person pflegt eine eigene Liste oder alle bearbeiten dieselbe Datei nacheinander. Am Ende passen die Einträge nicht mehr und niemand weiß, wer was geändert hat.
- Zeiten werden vergessen oder nachgetragen. Excel erinnert niemanden. Wer die Stunden erst am Monatsende einträgt, hat oft nur noch grobe Zahlen im Kopf.
- Formeln gehen kaputt. Eine verschobene Zeile oder ein falsches Zeitformat reichen, damit Summen nicht mehr stimmen. Das fällt oft erst auf, wenn Stunden und Rechnungen nicht mehr zusammenpassen.
- Auswertungen kosten Zeit. Wie viele Stunden wurden für ein Projekt oder einen Kunden gearbeitet? Dafür müssen die Daten jedes Mal neu zusammengerechnet werden.
- Zeiten und Abwesenheiten liegen getrennt. Urlaube und Krankheitstage stehen in einer anderen Liste. Einen Überblick darüber, wer woran arbeitet und wer wann fehlt, gibt es nur nach mühsamem Zusammentragen.
- Zugriffe lassen sich kaum steuern. Wer die Datei öffnen kann, kann meist die Zeiteinträge aller Mitarbeitenden sehen.
- Es wächst nicht mit. Was bei 5 Personen noch geht, wird bei 30 zur Dauerbaustelle.
Was Excel wirklich kostet: eine Beispielrechnung
Für Excel braucht es keine zusätzliche Software. Die Zeit, die drumherum anfällt, kostet aber sehr wohl. Hier ein Rechenbeispiel (die Annahmen könnt ihr an eure Situation anpassen):
- 20 Mitarbeitende brauchen jeweils 10 Minuten pro Woche, um Zeiten nachzutragen und abzugleichen. Das sind rund 3,3 Stunden pro Woche und etwa 14 Stunden im Monat.
- Dazu kommen 4 Stunden pro Monat für Auswertungen und das Zusammenrechnen.
- Zusammen sind das gut 18 Stunden pro Monat.
- Eine Arbeitsstunde kostete in Deutschland 2025 im Durchschnitt rund 45 € (Statistisches Bundesamt). Damit sind das rund 830 € im Monat oder etwa 10.000 € im Jahr.
So löst absence.io diese Probleme
- Dateien, Versionen und Wachstum: Alle erfassen ihre Arbeitszeiten an einem Ort und neue Mitarbeitende sowie Projekte lassen sich einfach hinzufügen.
- Vergessene Zeiten: Mit der Stempeluhr am Desktop oder in der App erfassen Mitarbeitende ihre Zeit direkt beim Arbeiten und ordnen sie einem Projekt und Kunden zu. So müssen sie nichts mehr am Monatsende aus dem Gedächtnis nachtragen.
- Kaputte Formeln und aufwendige Auswertungen: Die Summen werden automatisch berechnet. Der strukturierte Export zeigt, wer wie viele Stunden für welches Projekt gearbeitet hat, und ihr könnt ihn jederzeit erstellen.
- Zeiten und Abwesenheiten: absence.io verwaltet auch Urlaube und weitere Abwesenheiten. Im Teamkalender seht ihr auf einen Blick, wer gerade im Urlaub, krank oder auf Dienstreise ist, und bei der Beantragung einer Abwesenheit lässt sich direkt eine Vertretung festlegen. Mit dem Projektstatus seht ihr außerdem, wo ihr bei euren Projekten gerade steht.
- Zugriffe: Ihr legt fest, wer die eingetragenen Zeiten einsehen darf und wer nicht.
So gelingt der Umstieg von Excel auf eine Software für Projektzeiterfassung
- Bestehende Listen sichten: Welche Projekte und Kunden gibt es und wer pflegt aktuell was?
- Projekte und Kunden anlegen: Überlegt vorab, wie ihr Projekte und Kunden gliedern wollt.
- Das Team von Anfang an einbinden: Der Mehrwert entsteht nur, wenn auch wirklich alle mit der Software arbeiten. Die alten Excel-Listen sollten deshalb nicht parallel weiterlaufen.
Fazit
Excel ist für die Projektzeiterfassung selten eine gute Dauerlösung. Sobald mehrere Mitarbeitende und Projekte zusammenkommen, kosten Versionen, Nachträge und Auswertungen mehr Zeit und damit mehr Geld, als die Tabelle anfangs gespart hat. Wer Projektzeiten, Abwesenheiten und Personalakten in einer Software verwaltet, spart sich das Zusammensuchen.
Mit absence.io könnt ihr die Projektzeiterfassung 14 Tage lang kostenlos testen oder euch in einer Demo zeigen lassen, wie sie funktioniert.