Traditionelle Personalakten in Papierform oder auf geteilten Laufwerken sind fehleranfällig, unübersichtlich und schwer zu verwalten. Eine digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile – und wird in Zukunft zunehmend zur Notwendigkeit:

• Sichere und zentrale Speicherung: Alle wichtigen Mitarbeiterdokumente sind an einem zentralen Ort gespeichert, geschützt vor Verlust oder unbefugtem Zugriff.
• Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: Unsere Lösung erfüllt die Anforderungen der DSGVO und sorgt für eine rechtskonforme Verwaltung sensibler Personaldaten.
• Schneller Zugriff und bessere Organisation: HR-Teams und Führungskräfte können jederzeit und von überall auf die benötigten Dokumente zugreifen – ohne langes Suchen in Aktenordnern oder komplexen Dateistrukturen.
• Automatisierte Prozesse: Vertragsänderungen, Gehaltsabrechnungen oder wichtige Fristen lassen sich einfacher verwalten, ohne dass Dokumente manuell abgelegt oder aktualisiert werden müssen.
• Umweltfreundlich und effizient: Weniger Papierverbrauch und eine schnellere Bearbeitung von Anfragen machen die Personalverwaltung nachhaltiger und produktiver.
• Rechtssicherheit ab 2027: Ab dem 1. Januar 2027 müssen viele entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen gesetzlich digital geführt werden. Papierbasierte oder hybride Systeme erfüllen dann nicht mehr die Anforderungen für Prüfungen und Nachweispflichten.

Mit einer digitalen Personalakte wie absence.io spart ihr Zeit, minimiert Fehler und schafft eine sichere, transparente und zukunftssichere HR-Verwaltung.

Bei der Führung von Personalakten müsst ihr in Deutschland verschiedene gesetzliche Vorgaben beachten – vor allem in den Bereichen Datenschutz, Aufbewahrung und Nachweispflichten:

• Datenschutz (DSGVO): Personaldaten dürfen nur zweckgebunden verarbeitet werden und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Mitarbeitende haben zudem ein Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten Daten.
• Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Alle relevanten Dokumente – z. B. Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen oder Krankmeldungen – müssen vollständig und korrekt abgelegt werden.
• Aufbewahrungsfristen: Je nach Dokument gelten unterschiedliche gesetzliche Fristen (z. B. 6 oder 10 Jahre). Nach Ablauf müssen Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Gründe dagegen sprechen.
• Zugriffsrechte: Nur berechtigte Personen dürfen Zugriff auf Personalakten haben. Rollen- und Rechtekonzepte sind daher essenziell.
• Revisionssicherheit: Dokumente müssen unveränderbar, versioniert und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden – insbesondere bei digitalen Lösungen.
• Digitale Pflichten ab 2027: Für viele entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen wird eine digitale, prüffähige Archivierung verpflichtend. Reine Papierakten oder hybride Systeme reichen dann nicht mehr aus.

Eine digitale Personalakte hilft euch dabei, diese Anforderungen zuverlässig einzuhalten und eure HR-Prozesse rechtssicher und effizient zu gestalten.

Ja – bei absence.io sind eure Personaldaten sicher. Der Schutz sensibler HR-Daten hat für uns höchste Priorität und basiert auf modernen Sicherheits- und Datenschutzstandards:

• DSGVO-konform: Alle Daten werden gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet und gespeichert.
• Hosting in Deutschland: Eure Daten werden ausschließlich auf sicheren Servern innerhalb Deutschlands gespeichert.
• Verschlüsselung: Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt.
• Zugriffskontrollen: Durch individuelle Rollen- und Rechtevergaben stellt ihr sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben.
• Regelmäßige Sicherheitsupdates: Unsere Systeme werden kontinuierlich überwacht und aktualisiert, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

So könnt ihr sicher sein, dass eure Personaldaten jederzeit geschützt und gesetzeskonform verwaltet werden.