„We just canceled Factorial. And Personio isn’t coming back either. Instead, we’re building our own HR tool.“
Der LinkedIn-Post von Niklas Rickmann, Co-Founder von MVST, hat uns zum Nachdenken gebracht. Ein Unternehmen war so unzufrieden mit den großen HR-Plattformen, dass es lieber sein eigenes Tool baut. Selbstverständlich ist das die absolute Ausnahme, die wenigsten haben die Ressourcen und Fähigkeiten dazu. Aber das Beispiel zeigt, wie anstrengend die falsche HR-Software werden kann, vor allem in Unternehmen, in denen eine einzelne Person für HR verantwortlich ist. Dieser Post ist kein Einzelfall. Wenn man sich die Bewertungen der großen HR-Suiten durchliest, erkennt man schnell, dass sich bestimmte Kritikpunkte immer wiederholen.
Es fängt oft super gut an
Eine Demo, beeindruckende Features, ein freundliches Sales-Team. Der Vertrag wird unterschrieben. Drei Monate später nutzt das Team vielleicht ein Drittel der Funktionen. Der Nutzen und Vorteil der Software werden nicht klar und man fragt sich, wofür man eigentlich zahlt. Nach einem Jahr wird die Software wieder gekündigt.
Die Software ist für andere Anforderungen gebaut
Die meisten bekannten All-In-One HR-Lösungen wurden für Unternehmen mit einer eigenen HR-Abteilung entwickelt, mit Personalern, Prozessverantwortlichen und einer IT-Abteilung im Hintergrund.
In kleinen und mittleren Unternehmen sieht die Realität oft anders aus. HR macht oft eine einzelne Person, neben 10 anderen Aufgaben. Es wird beispielsweise ein teures Recruiting-Modul gebucht, obwohl im Jahr vielleicht eine Person eingestellt wird. Oder es gibt detaillierte Reportings zur Mitarbeitereffizienz, aber niemand hat die Zeit, sie regelmäßig auszuwerten und damit wirklich zu arbeiten.
Performance Reviews, Succession Planning und KI-gestütztes Bewerbermanagement sind super Features für Unternehmen, die sie wirklich brauchen. Für Teams mit 50 bis 150 Mitarbeitenden sind das oft Funktionen, die in der Demo gut aussehen und danach nie wieder angeschaut werden. Bezahlen muss man sie selbstverständlich trotzdem.
Was für ein 300-Personen-Unternehmen intuitiv wirkt, fühlt sich für ein 50-Personen-Team schnell nach mehr Aufwand als Entlastung an, da die Software nicht für die Bedürfnisse dieser Unternehmen entwickelt wurde.
Die Einführung verursacht mehr Aufwand als gedacht
„Onboarding dauert nur ein paar Stunden“, hört man oft in Sales-Demos. Die Realität sieht oft anders aus: Daten migrieren, Strukturen anlegen, Mitarbeitende einweisen, Prozesse konfigurieren. Das kostet Zeit, die in kleinen Unternehmen knapp ist.
Eine HR-Software sollte HR und Mitarbeitenden von der ersten Minute an einen klaren, positiven Mehrwert bieten. Wenn die Einführung holprig und zu kompliziert war, steht die Software aber unter einem schlechten Stern. Mitarbeitende weichen dann auf Excel oder WhatsApp aus und irgendwann fragt sich die Geschäftsführung, warum sie das Tool überhaupt zahlt.
Der Preis ist zu hoch für die tatsächlich genutzten Features
Viele HR-Plattformen stellen ihre Kunden vor die Wahl: entweder ein teures Paket mit Features, von denen viele gar nicht gebraucht werden oder ein Basispaket, das kaum etwas kann und jede zusätzliche Funktion extra kostet. In beiden Fällen zahlt man am Ende mehr als gedacht.
Schwacher Support
Bei dem, was diese Tools kosten, würde man einen persönlichen Ansprechpartner, schnelle Antworten und echte Hilfe erwarten. Oft bekommt man jedoch tagelange Wartezeiten oder Links zu Help-Center-Artikeln, die die konkrete Frage nur halb beantworten.
Gerade für kleinere Unternehmen ist das frustrierend. Es fehlt die Zeit, sich durch endlose Help-Center-Artikel zu klicken und zu hoffen, dass irgendwann die passende Lösung auftaucht. Es muss schnell gehen und wenn es keine konkrete Hilfe gibt, wächst die Frage: Wofür zahlen wir hier eigentlich?
Was das alles bedeutet
Große HR-Plattformen machen absolut Sinn, wenn sie wirklich in ihrem vollen Umfang gebraucht werden. Wer eine eigene HR-Abteilung hat, komplexe Prozesse verwaltet und eine vollständige Suite mit Recruiting, Payroll und Performance Management benötigt, ist dort gut aufgehoben.
Für kleine und mittlere Unternehmen sieht das oft anders aus. Wer HR mit einer Person stemmt und hauptsächlich Urlaubsanträge, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Personalakten verwalten muss, braucht eine Lösung, die genau das abdeckt, was wirklich gebraucht wird.
Die richtige Frage vor der nächsten Entscheidung ist deshalb: „Was brauchen wir wirklich und wie schnell können wir das nutzen?“ Und nicht: „Was kann diese Software alles?“.
Welche Software ist die richtige Wahl für euch?
absence.io wurde für Unternehmen entwickelt, die HR professionalisieren wollen, ohne eine große HR-Abteilung dahinter.
Unser Pro-Paket bietet das, was jedes Unternehmen braucht: Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung und die digitale Personalakte. Alles in einem Tool, das sich innerhalb weniger Stunden einrichten lässt, mit schnellem, persönlichem Support und einem fairen, transparenten Preismodell. HR und Mitarbeitende spüren den Nutzen von der ersten Minute an.
Wir sind aber auch ehrlich: absence.io ist nicht für jeden die richtige Lösung.
Wenn ihr eine vollständige HR-Suite mit Schichtplanung, Payroll, Recruiting und Performance Management sucht, ist absence.io nicht das richtige Tool.
absence.io ist für Unternehmen, die HR professionalisieren wollen, ohne sich dabei in einem Tool mit zu vielen Features zu verlieren.
Am besten findet ihr es selbst heraus: Testet absence.io 14 Tage lang kostenlos oder bucht eine kurze Demo und entscheidet dann, ob wir zu euch passen.
Das könnte dich auch interessieren:
- Digitale Zeiterfassung für dein Unternehmen: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Implementierung
- Die digitale Personalakte wird 2027 Pflicht: Was bedeutet das für Unternehmen? 10 Fragen und Antworten
- Digitales Abwesenheitsmanagement: Lohnt sich das für Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden?
- Pro- oder Complete-Paket von absence.io?