Die digitale Personalakte ist relevanter denn je. Wir bekommen aktuell viele Fragen zur BVV und man merkt: Viele wissen nicht so genau, wo sie jetzt anfangen sollen. In vielen Unternehmen herrscht bei der Personalakte außerdem immer noch Chaos zwischen Aktenordnern und losen Zetteln. Jetzt ist also der optimale Zeitpunkt für einen effizienten Umstieg. Da wir uns intensiv mit dem Thema beschäftigen, haben wir einen Artikel geschrieben, der die häufigsten Fragen zur Digitalisierung von Personalakten beantwortet.
1. Wo fange ich am besten an?
Als Allererstes solltest du sichten und sortieren. Geh die bestehenden Papierakten durch und verschaff dir einen Überblick darüber, was darin enthalten ist. Erfahrungsgemäß sammelt sich über die Jahre einiges an, das nicht mehr gebraucht wird. Das kurze Aussortieren erspart dir später unnötige Arbeit beim Digitalisieren.
2. Muss ich wirklich alles digitalisieren oder reicht es, ab jetzt digital zu arbeiten?
Eine generelle gesetzliche Pflicht, bestehende Personalakten komplett zu digitalisieren, gibt es aktuell nicht. Ab 2027 ist die Übergangsfrist für die Digitalisierung bestimmter entgelt- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen jedoch abgelaufen und diese Daten müssen dann in digitaler Form vorliegen, mehr dazu erfährst du in unserem Artikel zur Pflicht ab 2027. Du könntest die alten Papierakten also theoretisch unangetastet lassen.
In der Praxis macht das aber wenig Sinn: Du hättest dann 2 parallele Systeme, die du gleichzeitig pflegen musst. Die meisten Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, den Bestand einmalig komplett zu digitalisieren und danach nur noch digital zu arbeiten.
3. Darf ich die Papierakten nach dem Digitalisieren einfach vernichten?
Ja, den Großteil der Dokumente kannst du entsorgen. Bewerbungsunterlagen, Schriftverkehr, Urlaubsanträge, Abmahnungen und Zeugnisse kannst du digitalisieren und anschließend vernichten.
Es gibt aber einige Dokumente, bei denen das nicht der Fall ist. Der Grund: Manche Verträge und Erklärungen brauchen zu ihrer Wirksamkeit zwingend die sogenannte Schriftform nach § 126 BGB, also eine eigenhändige Unterschrift auf Papier. In diesen Fällen lohnt sich ein zweiter Blick.
4. Welche Dokumente sollte ich trotzdem im Original behalten?
Konkret geht es um:
- befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
- Arbeitsverträge mit nachvertraglichem Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB)
- Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)
- Kündigungsschreiben (§ 623 BGB)
Wichtig dabei: Digitalisieren darfst du diese Dokumente selbstverständlich. Das Problem entsteht erst, wenn du danach das Papieroriginal vernichtest. Denn ein Scan kann vor Gericht beispielsweise keinen sogenannten Urkundsbeweis erbringen (§ 415 ff. ZPO). Nur das unterschriebene Original gilt als Urkunde mit Beweiskraft.
Ein Beispiel, wie das in der Praxis aussehen kann: Ein ehemaliger Mitarbeiter bestreitet vor Gericht, dass sein Arbeitsvertrag befristet war und du hast nur noch den Scan. Jetzt musst du beweisen, dass die Schriftform eingehalten wurde, ohne Original wird das schwierig.
5. Was ist eine Rumpfakte und was sollte da rein?
Die Rumpfakte ist eine schlanke Papierakte, die nur die wichtigsten Originaldokumente aus Frage 4 enthält, also z. B. den unterschriebenen Arbeitsvertrag und gegebenenfalls ein Kündigungsschreiben. Der Rest wird digitalisiert und vernichtet.
Der Vorteil: Du musst nicht die komplette Papierakte aufheben, sondern nur einen kleinen Teil davon. Das ist deutlich weniger Aufwand, als “sicherheitshalber” alles zu behalten und trotzdem rechtlich sauber.
6. Was muss ich beim Scannen beachten?
Damit ein Scan im Zweifel als vertrauenswürdig gilt, orientierst du dich am besten an der TR-RESISCAN-Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Zusammengefasst heißt das:
- Der Scan muss inhaltlich und bildlich mit dem Original übereinstimmen
- Der Scanprozess sollte nachvollziehbar dokumentiert werden (wer hat wann was gescannt)
Es reicht meist eine kurze, nachvollziehbare Verfahrensbeschreibung, die im Zweifel zeigt, dass sauber gearbeitet wurde.
7. Selbst scannen oder einen Dienstleister beauftragen?
Das hängt vor allem von der Menge ab. Bei einer überschaubaren Anzahl an Akten lässt sich das intern gut machen, am besten mit einem Dokumentenscanner und etwas Zeit für Texterkennung und Vorbereitung. Bei größeren Beständen lohnt sich oft ein spezialisierter Scan-Dienstleister: Damit geht die Digitalisierung meist deutlich schneller und Prozesse für die Qualitätskontrolle laufen direkt mit. Preislich liegt man bei einem Dienstleister meist bei etwa 15 bis 30 € pro Personalakte.
Für welchen Weg du dich entscheidest, ist am Ende eine Kosten-Nutzen-Frage, wichtig ist nur, dass die Anforderungen aus Frage 6 dabei eingehalten werden.
8. Wie vernichte ich den Rest rechtssicher?
Für die Vernichtung der Papiere, die du nicht mehr brauchst, gilt die DIN 66399 als Standard für datenschutzkonforme Aktenvernichtung. Sprich: Die Unterlagen gehören nicht einfach in den Altpapiercontainer, sondern müssen mit einem entsprechend zertifizierten Aktenvernichter oder durch einen Dienstleister vernichtet werden.
Ein kleiner Praxistipp: Vor der endgültigen Vernichtung lohnt sich eine Stichprobenkontrolle. Halte zudem fest, wann, was und von wem vernichtet wurde, falls später mal jemand danach fragt.
9. Muss ich den Betriebsrat einbinden?
Kurz gesagt: Wenn ihr einen Betriebsrat habt, solltet ihr ihn frühzeitig einbinden, am besten über eine Betriebsvereinbarung. Die Details dazu, etwa wann genau ein Mitbestimmungsrecht greift, findet ihr hier.
10. Reicht die digitale Ablage der Dokumente oder brauche ich eine Software?
Die vermeintlich einfachste Lösung wäre, die Dokumente einfach auf dem Firmenlaufwerk abzulegen. Das bringt aber einige Probleme mit sich: Wer darf auf die Dateien zugreifen? Ist das Ganze wirklich datenschutzkonform? Was ist, wenn mal eine Datei versehentlich gelöscht wird?
Alle diese Probleme werden durch die digitale Personalakte von absence.io gelöst. Alle Daten landen in einem System mit klaren Zugriffsrechten, zentraler Struktur und revisionssicherer Archivierung.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Auch die Arbeitszeiterfassung ist schon seit Jahren verpflichtend. Bei absence.io bekommt ihr beides in einer Software und das zu einem fairen Preis.
Wichtig zu wissen: absence.io ist kein Scan-Tool und übernimmt nicht den eigentlichen Digitalisierungsprozess. Wir kommen direkt danach ins Spiel, als digitale Personalakte, die eure Dokumente strukturiert und DSGVO-konform verwaltet.
Ihr könnt absence.io 14 Tage lang kostenlos testen oder euch einen Termin mit unseren Produktprofis buchen, bei dem wir die digitale Personalakte zusammen anschauen.