Vorletzte Woche haben wir darüber geschrieben, warum viele Unternehmen ihre HR-Software wieder abbestellen und welche Muster sich dabei immer wieder zeigen. Da hat sich uns anschließend die Frage gestellt: Was sind die Funktionen, die im Alltag wirklich einen Unterschied machen und dafür sorgen, dass die Software langfristig genutzt wird?
Um das herauszufinden, haben wir hunderte Bewertungen zu unserer eigenen Software und zu anderen HR-Tools analysiert. Ergänzt haben wir das mit dem Input unseres Operations Teams, das täglich mit Kundenfeedback arbeitet.
Die Antworten darauf haben wir in diesem Artikel zusammengefasst.
1. Zeiterfassung, die wirklich einfach ist
Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Es gibt Tools, bei denen man für einen normalen 8-Stunden-Arbeitstag drei separate Einträge anlegen muss: Arbeit, Pause, Arbeit.
Was als Zeiterfassung gedacht war, wird zur Zeitverschwendung.
Eine gute Zeiterfassung funktioniert in wenigen Klicks, läuft fehlerfrei und passt sich unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen an.
Praktisch ist eine Stoppuhr-Funktion: einfach auf Start drücken, wenn die Arbeit beginnt, entweder auf dem Desktop oder mobil über die App. Bei wiederkehrenden Einträgen, zum Beispiel festen Arbeitszeiten für das ganze Jahr, sollte es möglich sein mehrere Einträge auf einmal zu erstellen und so Zeit zu sparen.
Im Alltag passiert es außerdem regelmäßig, dass jemand vergisst, auszustempeln. Eine gute Software schickt dann eine Erinnerung und ermöglicht es, Zeitstempel im Nachhinein einfach zu korrigieren.
2. Abwesenheitsverwaltung, die Chaos verhindert
Früher ein Zettel, dann Excel-Tabellen und E-Mails mit Urlaubsanträgen. Das Ergebnis: pures Chaos, Doppelungen und fehlende Übersicht.
Eine gute Software löst genau das. Mitarbeitende stellen Urlaubsanträge und HR kann mit wenigen Klicks genehmigen oder ablehnen. Beim Beantragen sieht man über den Teamkalender, ob im gleichen Zeitraum bereits jemand anders Urlaub eingetragen hat.
Abwesenheiten wie Krankheit, Homeoffice, Dienstreisen oder Weiterbildungen sind alle zentral an einem Ort erfasst und man sieht auf einen Blick, wer wann an- und abwesend ist.
3. Ein Teamkalender, der wirklich Transparenz schafftYour Attractive Heading
Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist es aber nicht. Ein guter Teamkalender zeigt in Echtzeit, wer gerade abwesend ist, wer Urlaub hat und wo es Überschneidungen gibt. Das erspart Teamleitern und HR täglich mehrere Rückfragen und macht die Personalplanung deutlich entspannter.
Wichtig dabei: Der Kalender sollte nicht nur für HR oder Teamleiter sichtbar sein, sondern auch für Mitarbeitende selbst. So kann jeder schon beim Urlaub planen sehen, wer in diesem Zeitraum bereits weg ist. Idealerweise bietet die Software zusätzlich eine Live-Ansicht, die zeigt wer gerade arbeitet, wer in der Pause ist und wer abwesend ist. Durch farbliche Unterscheidung der Abwesenheitstypen Urlaub, Krankheit und Homeoffice ist das auf einen Blick erkennbar.
Super hilfreich ist es, wenn dieser Kalender dann noch direkt mit den Tools verbunden ist, die das Team schon nutzt, zum Beispiel Outlook, Google Calendar oder Slack. Dann fließen Abwesenheiten automatisch dorthin, wo sie wichtig sind und das Team hat einen guten Überblick.
4. Überstunden und Gleitzeitkonten automatisch im Griff
Überstunden manuell zu berechnen ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Eine gute Software macht das automatisch, indem sie Zeitsalden anhand des hinterlegten Arbeitsplans berechnet, Gleitzeitkonten verwaltet und die Regeln für Pausen und Wochenstunden kennt. Gesetzliche Pausenzeiten werden dabei automatisch berücksichtigt.
Für HR bedeutet das: keine Tabellen mehr, keine manuellen Korrekturen am Monatsende, keine Diskussionen darüber, wie viele Überstunden jemand wirklich hat und Mitarbeitende können ihren aktuellen Stand jederzeit selbst einsehen. Das schafft Transparenz auf beiden Seiten und spart täglich Zeit.
Für den Abbau der Überstunden sollte die Software beide Möglichkeiten anbieten: Auszahlung oder Übertragung auf ein Kontingent.
5. Gesetzeskonforme Dokumentation ohne Mehraufwand
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits für viele Unternehmen. Eine gute Software stellt sicher, dass Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert sind, ohne dass HR dafür extra Aufwand betreiben muss. Gesetzliche Pausenregelungen lassen sich direkt in der Software hinterlegen und greifen automatisch.
Das bedeutet konkret: Man kann jederzeit nachweisen, wer wann wie lange gearbeitet hat. Bei einer Kontrolle lassen sich die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden sofort abrufen. Werden gesetzliche Grenzen überschritten, zum Beispiel mehr als zehn Stunden Arbeitszeit an einem Tag, sollte die Software automatisch darauf hinweisen.
6. Individuelle Einsichtsrechte
Jeder sollte das sehen, was für ihn relevant ist. Eine gute Software ermöglicht es, Einsichtsrechte gezielt zu vergeben: Mitarbeitende sehen ihren eigenen Urlaubsstand, ihr Zeitkonto und ihre geplanten Abwesenheiten. Teamleiter sehen die Daten ihres gesamten Teams. HR behält den Gesamtüberblick.
7. Cloudbasiert arbeiten
Lokale Software-Installationen bedeuten oftmals Kompatibilitätsprobleme, manuelle Updates und eine IT-Abteilung, die sich darum kümmern muss. In kleinen und mittleren Unternehmen ist das oft schwierig. Eine cloudbasierte Lösung läuft einfach, ohne Installation und ohne Wartung.
Alle Daten sind in Echtzeit abrufbar, egal ob jemand im Büro, im Homeoffice oder unterwegs ist. Wer sich einloggen möchte, hat dabei die Wahl: per App, im Browser oder über ein zentrales Terminal im Büro, je nachdem, was die individuellen Anforderungen sind. Falls mal keine Internetverbindung verfügbar ist, sollten Zeiteinträge offline erfasst und automatisch synchronisiert werden, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
8. Intuitiv genug, dass niemand eine Schulung braucht
Das ist vielleicht der wichtigste Punkt von allen, gerade für Unternehmen, in denen HR aus einer Person besteht und keine Zeit für aufwendige Einführungen bleibt.
Mitarbeitende sollten das Tool vom ersten Tag an ohne Erklärung nutzen und verstehen können.
Das Gleiche gilt für die Einrichtung: Ein gutes Tool lässt sich auch als Admin schnell und ohne technisches Vorwissen aufsetzen.
9. Resturlaub und Urlaubstage automatisch im Blick
Wer hat noch wie viele Urlaubstage? Was überträgt sich ins nächste Jahr? In vielen Unternehmen beantwortet HR diese Fragen täglich.
Eine gute Software berechnet Urlaubsansprüche, Resturlaub und Übertragungen automatisch, auch ins neue Jahr. Mitarbeitende können ihren aktuellen Stand jederzeit selbst einsehen und wenn jemand mehr Urlaubstage beantragen möchte als noch vorhanden sind, sollte die Software das automatisch verhindern.
Dazu kommt: Nicht alle Mitarbeitenden haben denselben Urlaubsanspruch. Teilzeitkräfte, unterschiedliche Verträge und verschiedene Eintrittsdaten sollten von einer Software individuell abgebildet werden können.
Bökey Engin, Head of Operations bei absence.io mit mehr als zehn Jahren Berufserfahrung, bestätigt das: Die automatische Berechnung von Urlaubsansprüchen und Resturlaub ist einer der Punkte, den Kunden am häufigsten nennen, weil er im Alltag so viel Zeit spart und Frustration verhindert.
10. Flexibilität
Jedes Unternehmen hat individuelle Abwesenheitstypen wie beispielsweise Homeoffice, Dienstreisen, Elternzeit, Sonderurlaub oder Gleittage, die die Software abbilden muss.
Eine gute Software lässt sich daher individuell konfigurieren: verschiedene Abwesenheitstypen anlegen, unterschiedliche Regeln je nach Abteilung oder Vertragsmodell festlegen und Genehmigungsprozesse flexibel anpassen. Auch Pausenregelungen sollten sich zentral hinterlegen lassen, zum Beispiel dass nach einer bestimmten Arbeitszeit automatisch eine Mindestpause abgezogen wird. So passt sich das Tool den Bedürfnissen des Unternehmens an.
11. Support, der wirklich hilft
Sehr viele Bewertungen nennen Support als eines der wichtigsten Kriterien dafür, ob eine Software im Alltag funktioniert oder nicht.
Gerade bei der Einrichtung, bei individuellen Sonderfällen oder wenn im laufenden Betrieb etwas nicht stimmt, ist es wichtig, dass schnell und kompetent geantwortet wird. Für Unternehmen, in denen HR aus einer Person besteht, ist das eine Grundvoraussetzung.
Was das alles zusammen bedeutet
Jede dieser Funktionen klingt erstmal selbstverständlich. Aber zusammen machen sie eine Software aus, indem sie HR und Mitarbeitende vom ersten Tag an wirklich entlasten.
Am Ende zählt: Funktioniert es einfach und für alle?
absence.io wurde genau dafür gebaut: digitale Personalakte und Abwesenheits- und Zeiterfassung für wachsende Unternehmen, in denen HR ohne großes Team funktionieren muss. Schlank, intuitiv und vom ersten Tag an gewinnbringend.
Testet absence.io 14 Tage kostenlos oder bucht eine kurze Demo und überzeugt euch selbst!