Projektzeiterfassung: Projektstunden einfach erfassen - absence.io

“Worauf basieren eigentlich die 35 Stunden in der Rechnung?” Eine Frage, die jeder Dienstleister kennt. Wer dann nur eine grobe Schätzung dazu hat, muss lange suchen und erklären. Wer die Stunden sauber erfasst und dem Projekt zugeordnet hat, kann den Aufwand sofort belegen.

Genau dafür gibt es die Projektzeiterfassung. Wie sie funktioniert, wann sie sich lohnt und worauf ihr bei der Einführung achten solltet, erfahrt ihr in diesem Beitrag.

Was ist Projektzeiterfassung?

Bei der Projektzeiterfassung werden Arbeitszeiten einem bestimmten Projekt oder Kunden zugeordnet. So ist jederzeit nachvollziehbar, wie viele Stunden für welches Projekt gearbeitet wurden, was zum Beispiel für die Rechnungsstellung oder die Nachkalkulation wichtig ist.

Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung: der Unterschied

Die Arbeitszeiterfassung hält fest, wann und wie lange jemand gearbeitet hat. Die Projektzeiterfassung ergänzt, woran gearbeitet wurde. Beides hängt zusammen und wer es getrennt festhält, erfasst Zeiten doppelt. Am besten laufen beide in einer Software zusammen.

Woran ihr merkt, dass ihr Projektzeiterfassung braucht

Agentur, Beratung, IT-Dienstleister, Kanzlei oder Ingenieurbüro: Sobald Zeit ein wesentlicher Teil davon ist, was ihr verkauft oder aufwendet, kommt die Frage nach den Projektstunden auf. Diese Situationen sind typisch:

Ihr rechnet nach Aufwand ab und die Stunden müssen jedes Mal zusammengesucht werden. Die Zeiten liegen in verschiedenen Excel-Listen, auf Zetteln oder in den Köpfen der Mitarbeitenden. Bevor die Rechnung rausgehen kann, muss nachgefragt und zusammengerechnet werden.
Ihr rechnet pauschal ab und wisst am Ende nicht, ob sich das Projekt gelohnt hat. Bei Festpreisen steht die Rechnung von Anfang an fest. Ob der Aufwand dazu passt, zeigt nur die tatsächlich erfasste Zeit.
Angebote basieren auf Schätzungen. Ohne die Erfahrungen aus früheren Projekten wird jedes neue Angebot wieder geschätzt und grob kalkuliert. Das führt entweder zu Aufträgen, die sich nicht rechnen, oder zu Angeboten, die zu hoch sind.
Mehrere Projekte laufen parallel und der Überblick fehlt. Wer woran arbeitet, wie weit ein Projekt ist und wer in der heißen Phase fehlt, lässt sich ohne zentrales System nur schwer übersichtlich abbilden.
Kunden fragen nach, wie sich der Aufwand zusammensetzt. Ohne dokumentierte Stunden ist es schwer, Rechnungen zu begründen, ohne dass es zu Diskussionen kommt.

So löst absence.io diese Probleme

Stunden zusammensuchen: Mit der Projektzeiterfassung legt ihr Projekte und Kunden an, und eure Mitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten direkt dafür. Die Stunden sind damit von Anfang an dem richtigen Projekt und Kunden zugeordnet. Über einen strukturierten Export, den ihr jederzeit erstellen könnt, seht ihr, wer wie viele Stunden für welches Projekt gearbeitet hat.
Pauschal abrechnen: Auch bei Pauschalen erfassen eure Mitarbeitenden die Zeiten für das jeweilige Projekt. Im Export seht ihr, wie viele Stunden tatsächlich angefallen sind, und könnt diese selbst mit eurem vereinbarten Preis abgleichen.
Angebote kalkulieren: Die Stunden pro Projekt und Kunde sind strukturiert erfasst. Nach Abschluss könnt ihr auswerten, wie viel Zeit ein vergleichbares Projekt tatsächlich gekostet hat, und habt eine gute Grundlage für das nächste Angebot.
Überblick behalten: Für jedes Projekt könnt ihr einen Status angeben und so abbilden, wo ihr gerade steht. absence.io verwaltet außerdem Urlaube und weitere Abwesenheiten. Im Teamkalender seht ihr auf einen Blick, wer gerade im Urlaub, krank oder auf Dienstreise ist, und bei der Beantragung einer Abwesenheit lässt sich direkt eine Vertretung festlegen. So wisst ihr schon bei der Projektplanung, wer fehlt, und nicht erst, wenn eine Abgabe ansteht.
Kundenrückfragen beantworten: Mit den erfassten Stunden nach Kunden und Projekten könnt ihr den Aufwand nachvollziehbar belegen, wenn ein Kunde nachfragt.

Projektzeiterfassung in Excel

Für ein sehr kleines Team mit wenigen Projekten kann eine gut gepflegte Excel-Tabelle ausreichen. Viele starten so, zum Beispiel mit einer Zeiterfassungs-Vorlage in Excel.

Spätestens in diesen Situationen stößt Excel an seine Grenzen:

Mehrere Mitarbeitende tragen Zeiten in verschiedene Dateien ein und die Versionen passen nicht zusammen.
Die Stunden müssen am Monatsende manuell pro Projekt und Kunde zusammengerechnet werden.
Urlaube und Krankheitstage müssen separat berücksichtigt werden.
Es gibt keinen Überblick darüber, wer woran arbeitet und wer wann fehlt.

Dann lohnt sich der Wechsel auf eine Software, in der Zeiten direkt dem richtigen Projekt zugeordnet werden.

Worauf es bei einer Software für Projektzeiterfassung ankommt

Diese Fragen helfen euch bei der Auswahl:

Einfachheit: Lässt sich die Erfassung im Alltag schnell nebenbei erledigen? Nur was einfach ist, wird auch von allen genutzt.
Zusammenspiel mit Abwesenheiten: Sind Urlaube und Krankheitstage im selben System, damit Zeiten und Abwesenheiten zusammenpassen?
Umfang: Braucht ihr ein vollständiges Projektmanagement-Tool oder reicht eine schlanke Projektzeiterfassung?
Einrichtung und Kosten: Wie schnell ist die Software startklar und sind die Preise transparent?

So gelingt die Einführung

Projekte und Kunden festlegen: Überlegt vorab, wie ihr Projekte gliedern wollt.
Einheitliche Regeln vereinbaren: Wann und wie werden Zeiten eingetragen?
Das Team von Anfang an einbinden: Der Mehrwert entsteht nur, wenn alle mit der Software arbeiten.
Auswertungen nutzen: Schaut euch regelmäßig an, wie viele Stunden in welche Projekte fließen. Daraus lernt ihr für die nächsten Angebote.

Fazit

Projektzeiterfassung macht Aufwand sichtbar und die Abrechnung deutlich einfacher. Sie lohnt sich überall dort, wo mehrere Projekte laufen und Stunden belegt werden müssen. Wer Projektzeiten, Abwesenheiten und Personalakten in einer Software verwaltet, spart sich zusätzlich das Zusammensuchen aus verschiedenen Listen.

Mit absence.io könnt ihr die Projektzeiterfassung 14 Tage lang kostenlos testen oder euch in einer Demo zeigen lassen, wie sie funktioniert.

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