absence.io passt perfekt zu IT-Dienstleistern mit 10-20 Mitarbeitenden, die Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und Personalakte in einer intuitiven Software abbilden möchten, egal ob euer Team im Büro, remote oder direkt beim Kunden arbeitet. Transparente Preise ab 2,99 € pro Nutzer pro Monat, keine Mindestvertragslaufzeit und in wenigen Stunden startklar.
Typische Herausforderungen bei IT-Dienstleistern
Auch wenn jedes Team individuelle Anforderungen hat, tauchen immer wieder die gleichen Muster auf:
- Excel wird zum Chaos statt zur Lösung. Wenn ihr 10 oder mehr Mitarbeitende habt, kennt ihr diese Situationen bestimmt: 2 Kolleginnen tragen sich für dieselbe Woche Urlaub ein, weil keine die Abwesenheiten der anderen sehen kann. Jemand anderes fragt, wie viele Urlaubstage eigentlich noch übrig sind. Und früher oder später kommt die Frage auf: „Ist das hier eigentlich die aktuelle Version der Liste?“
- Ihr habt keinen eigenen HR-Beauftragten. In den meisten IT-Büros dieser Größe gibt es keine eigene Personalabteilung. Die Geschäftsführung oder das Office Management erledigt Urlaubsanträge und Personaldaten neben dem eigentlichen Tagesgeschäft.
- Neue gesetzliche Vorgaben werden aufgrund fehlender Zuständigkeiten nicht eingehalten. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Zeiterfassungspflicht müssen auch kleine Teams Arbeitszeiten dokumentieren, unabhängig von der Unternehmensgröße. Ab 10 Mitarbeitenden muss die Arbeitszeiterfassung zudem digital erfolgen, für Teams mit wechselnden Arbeitsorten ist das ohne eine Software kaum umsetzbar.
- Enterprise-Software fühlt sich zu kompliziert an. Viele große HR-Suiten sind auf Konzernstrukturen mit eigener Personalabteilung ausgelegt. Für ein 10-Personen-Team bedeutet das oft: hoher Einrichtungsaufwand, Funktionen, die nie genutzt werden, und ein Preis, der nicht im Verhältnis zum Nutzen steht.
Eure häufigsten Fragen zu den Funktionen
Wie behalten wir den Überblick, egal wo unser Team arbeitet?
Ob im Büro, remote oder beim Kunden vor Ort: Mit absence.io seht ihr auf einen Blick, wer gerade im Urlaub, krank oder unterwegs ist, ohne im Team-Chat nachfragen zu müssen. Gerade wenn Projekte über mehrere Standorte oder Kunden verteilt sind, verhindert das Überschneidungen und unklare Vertretungssituationen.
Vorteil: Weniger Rückfragen, weniger Dopplungen und klare Übersichten.
Wie kalkulieren wir Resturlaub und Urlaubsansprüche richtig?
Resturlaube, Urlaubsansprüche und Übertragungen werden automatisch, je nach individuellen Anforderungen, berechnet. Das lästige manuelle Nachrechnen aus der Excel-Liste gibt es also nicht mehr.
Vorteil: Weniger Verwaltungsaufwand für die Person, die HR nebenbei mitbetreut und keine Diskussionen mehr über „Wie viele Urlaubstage habe ich eigentlich noch.“
Lassen sich die entsprechenden Softwarelösungen mit bestehenden Tools verbinden?
Ja, absence.io lässt sich mit Microsoft 365, Google, Slack oder Okta integrieren. Abwesenheiten landen automatisch im Outlook- oder Google-Kalender, Nutzerverwaltung und Zugriffsrechte bleiben zentral, ohne zusätzlichen Pflegeaufwand.
Vorteil: Anbindungen an Tools, die euer Team bereits täglich nutzt.
Tobias, IT Consultant, über OMR Reviews: „Die Einfachheit der App sowie die Funktionen im Bereich Abwesenheits- und Zeiterfassungsmanagement sind top. Wir setzen absence seit mehreren Jahren ein. Die Integration in M365 erleichtert zudem das Abwesenheitsmanagement, da die Abwesenheit direkt in den Outlook-Kalender eingetragen wird.“
Wie stellen wir sicher, dass unsere Zeiterfassung rechtssicher ist?
Grundsätzlich ist die Zeiterfassung mit Excel nicht verboten, allerdings müsst ihr dann ständig sicherstellen, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden, was sehr viel Aufwand bedeutet. Bei einer Software wie absence.io übernimmt das der Anbieter für euch: Alle rechtlichen Standards sind immer automatisch abgedeckt, ohne dass ihr euch selbst darum kümmern müsst. Für IT-Dienstleister mit verschiedenen Arbeitsorten ist eine HR-Software deutlich praktischer als verstreute Excel-Tabellen. Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement laufen dabei in einem System einfach zusammen.
Vorteil: Rechtssicherheit, ohne die Urlaubsverwaltung in einem anderen System zu managen.
Wie behalten wir Überstunden im Blick?
Ihr könnt für jeden Mitarbeitenden hinterlegen, wie viele Stunden gearbeitet werden müssen. Alles, was darüber hinausgeht, wird automatisch erfasst, ohne dass ihr das manuell in einer Excel-Tabelle nachtragen oder extra ausrechnen müsst. Über einen eigenen Abwesenheitstyp wie zum Beispiel “Überstundenabbau” lassen sich die Überstunden ausgleichen. Ihr könnt die erfassten Überstunden auch exportieren und an die Lohnbuchhaltung weitergeben, um sie auszuzahlen.
Vorteil: Kein manuelles Nachtragen und die Überstunden sind klar dokumentiert.
Wie behalten wir die Kontrolle über sensible Personaldaten?
Personaldaten werden zentral und revisionssicher gespeichert, mit klar geregelten Zugriffsrechten je nach Rolle. Wer Zugriff auf welche Daten hat, lässt sich genau steuern, sensible Informationen bleiben geschützt.
Vorteil: Kein Ordner-Chaos, klare Datenschutzstruktur, auch ohne eigene HR-Abteilung, die sich darum kümmert.
Wann lohnt sich der Umstieg?
Der Wechsel von Excel zu einer digitalen Lösung lohnt sich immer, aber spätestens bei diesen Punkten wird es wirklich Zeit:
- Euer Team wächst, sodass die Excelliste mit Resturlaubsübertragungen, unterschiedlichen Urlaubsansprüchen und Sonderregelungen immer unübersichtlich wird.
- Neue gesetzliche Anforderungen kommen dazu, wie die Digitalisierung der Personalakte ab 2027.
- Euer Team arbeitet zunehmend verteilt, zwischen Büro, Homeoffice und Kundenprojekten.
Fazit
Für IT-Dienstleister mit 10-20 Mitarbeitenden, die Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung und Personalakte zentral, rechtssicher und ohne Enterprise-Overlead verwalten möchten, egal ob im Büro, remote oder beim Kunden, ist absence.io die passende Lösung.
Neugierig geworden? Dann teste absence.io 14 Tage lang kostenlos.