Excel-Listen mit Urlaubs- und Zeiteinträgen und Ordner voller Personaldaten, für dich als HR-Person ist längst klar: Ihr braucht eine bessere Lösung. Dein Chef ist von einer HR-Software aber noch nicht überzeugt. Hier sind 7 starke Argumente, mit denen du deinen Vorgesetzten umstimmst.
1. Zeiterfassung ist Pflicht
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits. Beginn und Ende der Arbeitszeit, Überstunden und flexible Arbeitszeitmodelle müssen vollständig und nachvollziehbar erfasst werden. Eine Software sichert euch rechtlich ab, ermöglicht automatisierte Auswertungen und reduziert Fehler.
Kernargument: Die Pflicht besteht, mit einer Software lässt sie sich deutlich einfacher und sicherer umsetzen als mit Excel-Listen. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 €, mit diesem Geld kann man lange eine Software bezahlen.
2. Datenschutz und Sicherheit
Personaldaten gehören zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen, deshalb sollte die Sicherheit dieser Daten auch entsprechend hoch sein. absence.io ist DSGVO-konform, die Daten liegen auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland und werden täglich gesichert. Mit Funktionen wie rollenbasierten Zugriffsrechten lassen sich Datenschutzrisiken umgehen, die beispielsweise durch für alle einsehbare Excel-Listen entstehen.
3. Excel ist teuer
Die Zeit, die für manuelle Einträge, Korrekturen und Nachfragen gebraucht wird, ist ein echter Kostenfaktor.
Ein konkretes Beispiel:
Anna, eine Mitarbeitende, stellt per Mail einen Urlaubsantrag. Die HR-Beauftragte Marion wirft einen Blick in die Excel-Urlaubstabelle und stellt nach mühsamem Vergleichen fest, dass in diesem Zeitraum bereits 3 Kollegen verreist sind. Sie schreibt zurück, verweist auf die Überschneidung und bittet um einen anderen Zeitraum. Anna schlägt in einer weiteren Mail einen neuen Termin vor, den Marion nach erneuter Excel-Suche bestätigen kann. Ein einzelner Urlaubsantrag hat in diesem Fall 4 Mails und 2 Excel-Suchen gekostet. Ein immenser Zeitaufwand im Vergleich zu einer Software, die Überschneidungen schon bei der Antragstellung zeigt.
Kernargument: Excel kostet wertvolle Zeit.
4. Die 2027-Frist läuft schneller ab, als man denkt
Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch und revisionssicher gespeichert werden. Die Frage ist also nicht, ob ihr auf die digitale Speicherung der Personaldaten umsteigt, sondern wann.
Kernargument: Die Umstellung kommt so oder so, also besser früh als spät.
5. Weniger Fehler und Diskussionen
Eine Software, die Resturlaub automatisch berechnet und eine zentrale Übersicht zeigt, verhindert Fragen, die im Alltag Zeit und Nerven kosten: „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“, „Wer hat das eingetragen?“. Auch Doppelbuchungen, bei denen 2 Personen gleichzeitig Urlaub nehmen, fallen durch die Übersicht schnell auf. Das führt zu weniger Reibung im Team und mehr Klarheit für alle Parteien.
Kernargument: Weniger Rückfragen und Diskussionen.
6. Schneller eingerichtet, als man denkt
Die größte Sorge bei einer HR-Software ist oft der Gedanke an eine monatelange Implementierung. absence.io lässt sich innerhalb weniger Stunden einrichten und ist durch die intuitive Bedienung für alle Mitarbeitenden von Beginn an ein Gewinn.
Das bestätigt auch eine Kundin:
Die Software ist sehr benutzerfreundlich und bietet einen Mehrwert für Unternehmen und Mitarbeiter vom ersten Moment der Nutzung.
Kernargument: Innerhalb weniger Stunden startklar.
7. Knapp 3.000 Unternehmen vertrauen absence.io
Bei OMR Reviews erreicht absence.io aktuell 4,5 von 5 Sternen. Am häufigsten loben die Kunden die einfache Bedienung und den persönlichen Support. Die Daten liegen auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland und werden täglich gesichert.
Kernargument: absence.io ist eine etablierte Lösung mit über 10 Jahren Erfahrung.
Dein Chef zögert immer noch?
Der häufigste Einwand ist: “Das wird zu kompliziert und teuer”. Bei Enterprise-Lösungen kann das durchaus der Fall sein. absence.io wurde bewusst ohne Overhead und ganz nah an den Bedürfnissen von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt. Wir sind uns unserer Sache sicher und haben daher keine Mindestvertragslaufzeit. Ihr entscheidet also jederzeit selbst, ob wir zu euch passen oder nicht.
Neugierig geworden? Dann leg direkt selbst los oder lass dich in einem persönlichen Gespräch beraten.